参展商实务 任务3-2 参展工作程序与步骤选择与参展决策 第三章第二节课件.pptxVIP

《参 展 商 实 务》Operational Methods of Exhibitors第三章 参展程序与步骤3-2 参展工作程序与步骤 莫志明 副教授主讲人：课前知识点本节知识点1.参展工作内容2.参展工作步骤3.国内参展的主要的工作环节4.制订国内展会准备日程表5.筹展工作时间和内容6.办理人员出访手续7.人员赴国外商务旅行注意事项8.填报参展表格让我们来看看这节会学习到什么？参展程序与步骤?参展工作内容基本上可以分为两大部分：一部分是筹备工作，包括对内组展、对外联络、展品运输、设计施工、宣传广告、行政后勤、财务费用等。这一部分工作是“后台”性质的展览工作，是“搭台”，贯彻整个展览工作过程。另一部分是展台工作，包括接待观众、介绍公司、介绍产品、散发资料、记录情况、洽谈贸易、签订合同以及开展后续工作等。这一部分工作是“前台”性质的展览工作，是“唱戏”，基本限于展会展出期间。两部分工作有着密不可分的联系，对展出成功都很重要，都需要认真策划。但是两部分工作的性质却有所不同，筹备工作服务于展台工作，展览有关人员必须清楚这一关系，明白这种关系将有助于有目的地做好各项展览工作，提高展出效益。具体的展览工作筹划步骤如下：要定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，保证整体工作协调、正常。2弄清楚工作之间的关系，比如A工作要在B工作完成之后方能开始。在各分类之下详细列明具体事项。按实际需要将工作分为几大类：设计施工，展品运输，宣传联络，行政后勤，展台工作、后续工作。参展工作步骤明确人员及分工人是展览工作的第一要素，是展出成功与否的决定性因素。展览工作首先是人的工作。把人的工作做好才有可能把展览工作做好，才有可能使展出成功。展览人员包括筹备人员和展台人员。人员组成。从管理角度出发，展览工作需要由各方面的人员组成一个协调的组织机构。人员分工。确定人员分工，制定人员分工情况联络表。人员管理。对展览有关人员进行有效管理是展出成功的基本保证。展览人员管理的突出特点是临时性。规定工作事项及顺序列出主要工作事项和时间展览工作事项相当繁杂，工作中的衔接、交叉环节也很多。面面俱到地安排展览工作有助于筹备和展出有条不紊、少疏忽、高效率。展览工作由项目经理，或由项目经理与上级领导，或由项目经理与项目组共同讨论制定；展览工作由项目经理监督实施并协调。为科学地筹划、开展展览工作，制定展览工作方案是必需的，目前对工作方案有几种表示方法：所有一切记在脑子里010402Part 5制作简单的工作日程表03制作详细的工作日程图规定时间和期限时间安排也可以称作日程安排。展览筹备时间看起来可能富裕，但实际可能很紧张。展会上常见参展商抱怨主办者，但问题可能是参展商本身造成的。这些公司往往把筹备工作放到不得不做时才做，导致效率和效益低下。如果筹备时间确实太短，那么只有把工作全部委托给施工公司，包括设计、制作、施工、布置等。施工公司也许会在最后一刻赶制完毕，但质量可能要受一些影响，费用肯定也要高不少。展览工作看似不起眼但是筹办起来却很费时费力，因此要尽早安排。展会日程具有不可更改性，因此展览工作日程和计划一定要严谨，执行也要认真。制定严格的工作日程将有助于提高本展览工作的效率。在展会工作中，“按时”非常重要。展览环节多，如果一项工作未按时完成，一系列工作将受影响，严重的会出现混乱，甚至使展览失败。因此，做展览工作一定要按时，规定的截止日期一定要遵守。不论展会大小，参展商都应把已定日期当作纪律来执行遵守。规定费用标准展览各项工作都需要费用。费用预算总额应在作出展出决定就确定。在作出展出决定后，就应该尽快作展览的详细预算，与计划工作结合做。根据财力和工作需要安排预算，在执行过程中根据实际情况进行必要的调整，并对开支作出必要的控制。没有预算，没有控制，就可能超支，甚至严重超支。费用工作为整体展览工作服务，费用工作的目的是合理、科学地使用各种费用，提高展览工作的效率和效益。做展览费用工作，不仅要站在财务角度，精打细算，不浪费金钱；也要站在经营角度，用投资的观念有效地使用金钱，把它当作投资时，金钱才有活力，工作才具有挑战性，才能导致效果和高效益。费用的使用涉及预算、开支、记账、审核、决算等等许多技术要求和规定。（具体见能力单元七）参加国内展会程序与步骤1决定需要多大的参展面积2决定如何装修并与展览主办者联系3如果是特殊展位，选择展架承建商国内参展的主要的工作环划展览预算向客户邮寄宣传材料，制定报纸、杂志、电视等媒体的展览宣传方案，以配合和增大展览效果5预订特殊的室内和室外展位展览若在外埠，制定旅行计划，预订饭店，预付参展展位费和其他相关服务的费用6展台承建商拿出设计方案，将展台设计方案提交主办者审查准备备文件和所有需要散发的宣传材料10运输资料和所有展品、展架