领导开会九大技巧.pdfVIP

主持开会的五大技巧：会前期望明确；会中营造气氛，保持中立； 会中信息可视化；会中归纳总结；会后持续追踪； 杰出与会者四大技巧:提案具体；一分钟演讲术；建立体系；引用提 案 开会必备四大能力：聆听力、发问力、回答力、决策力 一.主持会议的 5 大技巧: 技巧 1.会议前: 期望明确 告诉与会者会议何时开始以及你期待会议何时结束,考虑你想从 与会者身上得到什么信息,允许大家有充分时间做准备,这样才能收到 最好的会议效益.最好要明确告诉与会者你的期望是什么? 技巧 2.会议中: 营造气氛. 保持中立 会议开始,试试看先培养容易开口说话的气氛,暖身一下,等到大家 心情放松之后再进入会议,营造良好的沟通气氛.切记你的角色像主控 全场的捕手一样,观察动静,适时 球给投手与每一位内外野手,确定 没有任何人闲着,并且因为这颗棒球(议题)的转动,达到团队目标.谨记 自已的角色是协助与会者共同达成目标,而非成为意见中心,如果有些 场合你必须率先发表意见带动讨论时,要让所有的与会者感到舒适而 非独裁,尽量让每位与会者都有说话的机会,不可以因为畏惧于权势,而 牺牲主管以外的其它人发言的权利,但前提是要大家有进了会议室放 下职衔,大家一视同仁的共识; 技巧 3.会议中: 信息可视化 除了让与会者不断提出意见之外,别忘了主动站起来动手写字,在 白板上写下交谈的经过与结论,或是与会者的发言重点或关键词,将大 家的交谈内容建立可视化的图解沟通,适时提高与会者的注意力,协助 与会者理解会议进行到哪里. 技巧 4.会议中: 归纳结论 如果你的会议并没有安排任何与会者担任计时员,在预定会议结 束时间前的 10分钟,你要提醒大家:“各位,让我们的准备结束,我们必须 在 10 分钟后离开这里”,籍此让大家了解时间有限,然后,不论分配什么 任务,关于作业方式,负责人,截止日等等,者要再重复一遍,确认已经达 到会议的目的,讨论什么事情,下了什么决定,还有什么事情悬而未决如, 果有会议记录员,也要提醒会议记录者记下期限,以免会议结束时,大 家走出会议室之后是一片空白,不知道下一步要做什么; 技巧.5 会议后:持续追 可以将下列 3 件事情,做为会后自我评估,藉以做为下次改进之用: 1.发生什么事情? 2.完成什么事情? 3.什么事情尚未完成? 如果有追踪会议决策后续发展的责任,别忘记要持续追踪到下次开会, 并在会中报告上次会议决策的执行成果. 成为杰出与会者的 4 项技巧 技巧.6 提案具体 除非是脑力激荡,要不然说出太过抽象的想法,跟没说一样,想清 楚再发言,会让大家容易理解你的想法. 技巧.7 1 分钟演讲术 在会议中的发言节奏要明快,尝试用 1 分钟说出吸引人的重点,1 分钟约可讲 300 字的内容,训练 1 分钟演讲术有助于明确掌握目的,删 除多余废话,针对一个重点,可避免在会议中成为“乱码人” 技巧.8 建立体系 会议中你一言我一语,信息庞杂纷乱,你可以试着把别人说的重点, 以及自已想说的话写下来,从中找出脉络,加以体系化,这样一来,会议 数据就变成一张信息体系图,成为无可取代的点子来源. 技巧.9 引用提案 如果你将手边拿到的会议资料经过自已的整理体系化,也有助于你引 用别人的提案,因为你的整理,不但 A 与 B 都因为自已的提案没有被忽 视而感到欣慰,也有协助会议尽快进入决策面. 开会必备的 4 大能力 能力 1. 聆听力 会议最主要的目的,不外乎就是沟通,而会议的沟通,最主要的形式 就是对话,不过,在会议当中一般人大多只懂得说,不懂得听,这使得许 多会议总是充斥着这种单向的交互方式,往往很难达成沟通的效果,更 会让正确的事实和想法淹没在口水中. 因此,一个会议的成功,与会者的倾听力可说是主要关键,知名管理 顾问亚伦.巴克也强调,理想的对话是“听”和“说”的互动,与其说对话的 质量决定在说”, 不如说决定在“听”.唯有透过聆听,才可以知道其它人 的出发点,立场和想法,并从中找到共同点,也唯有靠聆听建立彼此的 认同,才能赢得其它人的承诺,进而齐心解决问题,展开行动. 能力 2. 发问力 什么时候你会想 问问题? 1.让听者投入,思考并参与; 2.查清楚别人知道多少; 3.看看对方说 那句话是否真有那个意思; 4.确认对方真的懂自已的意思; 5. 收集情 报; 6 重新掌握谈话的主控权.