污水处理厂档案管理办法.doc

污水处理厂档案管理办法 总则 为加强XX厂档案业务管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为XX厂各项工作服务，结合实际情况，特制订本办法。 本办法适用于XX厂全体员工。 职责分工 厂内设置一名兼职档案管理人员，各班组班长配合做好档案整理及移交工作。 档案管理人员工作职责： （一）认真及时地进行各类档案的收集、整理、统计工作，建立台账并立卷归档； （二）严格执行档案管理制度，遵守档案借阅程序，做好借阅归还登记； （三）做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作，努力维护档案的完整与安全； （四）做好档案资料的保密工作，未经允许不得查阅或传递相关档案资料； （五）工作调离时，办理好档案、资料的移交手续。 归档范围 XX厂档案，是指XX厂从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 各部门需归档的档案内容为： （一）综合办公室：公司资质、设计图纸、会议材料、收发文件、人事资料、合同资料、安全资料、电器资料、员工福利相关资料、采购记录、领用记录、图片音频资料、其它资料； （二）财务室：费用开支资料、票据资料、税务资料、开票资料、银行资料、统计资料、其它资料； （三）中控班：交接班记录、巡检记录、工艺运行记录、设备运行记录、药剂领用记录、其它资料； （四）脱泥班：运行记录、设备保养记录、污泥转运单、其它资料； （五）机修班：设备巡检记录、设备维修保养记录、工作计划、其它资料； （六）化验班：水质化验报表、水质异常记录、采购记录、药剂领用记录、库存记录、其它资料。 归档要求 第七条 归档的文件材料要求字迹工整、图面清晰、签署完备、案卷折叠标准规范，做到完整、系统、准确。 第八条 存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。 第九条 档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。 第十条 卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。 第十一条 电子类档案需按文件内容命名并分类存放。 第十二条 文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。 第十三条 归档时，应编制移交清单一式二份，交接双方核对无误后在清单上签字，各执一份作为移交的凭证。 第十四条 归档时间：部门责任人应于每年年底整理档案并在次年1月10日 前将应立卷归档的文件移交归档。 第十五条 各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。 档案的借阅 第十六条 各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到办公室填写档案借阅审批表，方可借阅。 第十七条 各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或上级领导批准。 第十八条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案由档案管理员和借阅者当面核对清楚，并在登记薄上注销。 第十九条 所借档案不得随意涂改、折散和折叠，保持档案的完整与整洁。 第二十条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度三十七条进行处罚。 第二十一条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印和擅自转借他人，如工作需要，应经厂长同意并按公司有关保密规定办理。 第二十二条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。 第二十三条 调离本厂的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 档案的保管 第二十四条 本厂形成的各种档案均由档案室集中统一管理。 第二十五条 建立科学的档案管理制度，逐步实现规范化、标准化和现代化。 第二十六条 配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施。 第二十七条 定期检查档案保管情况，一个季度（或半年）对档案数量，损坏情况进行一次清理、检查，并做好登记工作。 第二十八条 发现破损、变质、字迹褪变等情况，要及时进行抢救复制。 第二十九条 档案室不得堆放易燃、带腐蚀性物品和其它各种杂物。保持室内清洁卫生，在高温高湿季节采取降低库房温湿度，以延长档案寿命。 第三十条 档案收进、移出要清点，严格交接手续，严防档案丢失。 档案的鉴定与销毁 第三十一条 办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。 第三十二条 档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。 第三十三条 档案经鉴定小组审定，并经公