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物业管理手册 : 记录控制工作程序 1、目的 对记录进行有效控制，为服务质量符合规定要求和管理体系 有效运行提供证据。 2、适用范围 适用于对管理体系运行中记录的控制。 3、职责 3.1 品质部负责对公司各种记录的管理、监督和归档工作。 3.2 各相关部门负责对本部门记录进行收集、 整理和保管工作。 4、程序 4.1 记录的格式 4.1.1 各部门提出本部门质量记录格式， 经品质部编号后备案。 4.1.2 品质部根据实际情况统一确定记录的格式和编号， 经管 理者代表批准后执行。 4.1.3 质量记录的修改， 由各责任部门提出申请、 并设计新的 质量记录格式， 经品质部编号后备案， 经管理者代表批准后执行。 4.1.4 记录的编号按 《文件控制程序》 中相关规定执行， 每一 种质量记录表格均应有唯一的名称，并通过对质量记录表格的编 号加以识别。 4.2 记录的填制要求 4.2.1 记录、表格填写必须用钢笔或中性笔， 统一为黑色字体， 内容完整、真实。 第 1页 共 3页 4.2.2 记录填写应及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随 意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应采用“ - ”划去，各相 关栏目签名应签全名。 4.2.3 修改要用“ - ”划去，在其上方更改并由更改人签上姓 名和日期。 4.3 记录的收集和保存 4.3.1 各相关部门每月 26 日前将本月《服务过程检验单》 、《空 置房屋检验单》和根据《业主回访单》 、《业主投诉处置单》等情 况进行汇总填写的《月管理目标、指标完成情况统计分析》交品 质部。 4.3.2 品质部每月 28 日前根据《服务过程检验单》 、《品质部 抽检单》和《月管理目标、指标完成情况统计分析》填写《月管 理目标、指标检验汇总分析》 ，并发放到各相关部门。 4.3.3 各相关部门根据上月 《月管理目标、指标检验汇总分析》 填写《不合格项纠正（预防）措施》于每月 5 日前交品质部。 4.3.4 接待专员或接待主管每月月底前将本月《维修任务单》 交相关客服主管入档保存。 4.3.5 各部门人员的 《工作日志》 由各部门第一责任人负责进 行收集、保存。 4.3.6 各部门负责对本部门所有记录进行装订和归档管理。 记 录可以以磁盘、电子文档等媒体方式保存或传递。 4.3.7 记录的保存期限及保存地点见附录。 4.4 记录的查阅 4.4.1 如需查阅公司保存的记录时， 经相关责任人同意， 填制 第 2页 共 3页 《记录查阅单》后方可查阅，其内容包括：查阅人、查阅内容、 查阅时间、归还时间、记录编号等。 4.4.2 查阅的文件必须保证其完好无损， 归还时应办理相应手 续。 4.5 记录的保护、销毁 4.5.1 记录必须实施专人管理， 每月月底进行整理一次， 保证 其完好性。 4.5.2 记录保存时间见附表， 超过年限时由相关部门填制 《记 录销毁单》，并报管理者代表批准后由品质部负责监督销毁，销毁 单内容包括：销毁的文件名称、件数、编号、销毁人、监毁人、 审批人等。 4.6 品质部每季度对各部门的填写和保管情况进行抽查并填 制《品质部抽检单》 5、相关文件 5.1 《文件控制程序》 6、相关记录 6.1 《记录查阅单》 JW/JL-4.2.4-001 6.2 《记录销毁单》 JW/JL-4.2.4-002 6.3 《品质部抽检单》 JW/JL-5.4.5-003 6.4 《业主投诉处置单》 JW/JL-7.2-002 第 3页 共 3页