物业集团采购管理制度.docxVIP

物业集团采购管理制度 1、目的 为规范采购业务操作，保证质量和效率，确保采购的产品或服务 符合规定要求，特制定本制度。 2、适用范围 适用于物业集团采购管理工作。 3、基本原则 3.1 招标原则 凡符合邀请招标的采购事项，不得以各种理由或方式规避招标。 严禁通过肢解采购事项改变采购方式。垄断项目须进行严格审查和求 证。 3.2 透明规范原则 任何采购事项均应在权责范围内公开透明，杜绝暗箱操作。所有 参与采购工作的人员须严格遵守制度，廉洁奉公，不得利用职务以权 谋私。任何人不得干预或影响采购工作的客观和公正。不得私下与供 方接触。与投标人有利害关系的，须主动回避相关采购工作。 3.3 保密原则 投标文件、投标人信息、非公开性质的标底或测算价、评定标、 中标价、相关招标会议或决议等均属绝密信息，无论是否已定标，均 不得泄露。凡属职责外的绝密信息不得打听。定标审批完成前，不得 向任何人透露、暗示或承诺定标意向。如不能判断绝密信息是否可以 公开，应向上级请示。 3.4 资格预审原则 供方须经过严格的资格审查，原则上必须符合项目要求且为合格 供方方可参加项目投标。 3.5 充分竞争、合理低价中标原则 无论采用何种采购方式，都应遵循货比三家、充分竞争的原则。 对于招标项目每次均应有充分适量的投标人参与投标，公平竞争，在 满足招标要求的前提下，选择合理低价单位中标。 3.6 规模采购优先原则 积极开展集团和区域战略采购、分公司年度集中采购，以及多项 目联合的集中采购，通过以量换价，提高采购效益和效率。 3.7 对外统一原则 采购职能为采购资料对外发放的唯一窗口。资料发放必须保证统 一性、一致性。对于招标文件、答疑、补遗等重要资料，发放纸质文 件的，投标人必须签收；采用电子邮件发放的，每次只能发给一个投 标人（须设置邮件回执或电话通知投标人，确保邮件送达），并抄送 上级主管，同时相关邮件须存档。公司内部资料流转，由提供部门直 接发给需求部门。 3.8 维护信誉原则 采购过程应客观公正，并及时做好与供方的沟通、反馈，树立和 维护公司良好的招标信誉和形象。 3.9 可追溯原则 采购过程的文件、记录、纪要等资料（包括电子文档），均须在 采购结束后及时进行整理和归档，并建立纸质文档和电子文档两个档 案管理平台；因工程紧急等特殊原因，不能按相关流程、规定执行的， 须在事项审批时说明情况，保证采购过程的决策透明和可追溯性。 4、职责 4.1 物业集团采购职能 负责采购管理制度的制定与完善，并督导、监控本制度的 执行。 参与标准合同文本的制定与完善。 负责标准招标文件文本的制定与完善。 负责按责权手册要求，组织集团经办、主导采购工作，参与下属公司相关项目的采购工作，同时对下属公司的采购情况进行定期检查、考核，并向集团管理层汇报。 负责指导下属公司编制年度采购预算及年度招标（采购）计划，并对其进行收集、汇总、跟踪，监督及实施。 负责物业集团集中战略采购规划，对大宗采买项目实现全国范围内或区域范围内的集中战略采购。 4.1.7 负责全集团各类供方的管理及审核，对各分公司供方情况 进行督导。 4.2 下属公司采购职能 负责根据下属服务中心年度预算及业务服务内容汇总、编制下属公司年度采购预算及年度招标（采购）计划表。 负责建立下属公司合格供应商库，更新和完善供应商资源，并按公司采购管理制度负责供应商的管理。 负责根据下属公司及下属服务中心采购计划实施采购工作, 包括外包服务、工程整改、物资采买等采购工作，其主要职责有： 根据采购的产品及内容确定正确的采购方式； 组织招标采购工作，包括投标单位的资质预审，招标文件的编制，组织招标小组开标、评标、定标。 组织议价工作，并与供应商签订合同。 负责招标过程中招标文件、答疑文件、技术标书、技术评标报告、定标报告资料的收集、整理、归档、保存，组织安排全过程的招标会务工作。 4.3 物业集团/下属公司业务职能 按照公司计划管理的要求，及时向采购职能提供本部门的采购计划。 负责按责权手册要求，参与技术标的评审工作，主持技术澄清或谈判，并给出书面意见。 4.3.3 负责编制招标文件的技术部分，提出详细的招标要求（如 承包单位、材料设备的进场计划和技术要求），并负责提供招标所需 的图纸、资料、技术要求等；负责样版的选样和封样。 5、主要内容 5.1 采购计划管理 采购计划主要分为：招标计划、供应商考察计划和物资采购计划。 5.1.1 招标计划管理 计划制定具体见招标（采购）操作指引。 计划执行下属公司年度招标（采购）计划表经公司审批通过后，采购职能 应该严格按照计划内容（包括招标方式、招标时间等）执行。在执行 过程中，应做好实际招标时间等关键时间的记录，并及时填报在年度 招标（采购）计划表中。 5.1.1.3 计划跟踪 下属公司采购