20170521文件编写格式管理制度.docVIP

文件管理—文件编写格式管理制度 PAGE PAGE 4/ NUMPAGES 4 PAGE 1/ NUMPAGES 4 烟台新时代健康产业有限公司 管理标准文件管理 文件名称 文件编写格式管理制度 编 码 XSD／MS 02—29—00 制 定 人 刘新剑 审 核 人 批准人 制定日期审核日期 批准日期 制定部门 质量管理部 分发部门 总经理、管代、总监、所有部门 1 目的: 统一规范文件编写格式。 2 范围：所有文件。 3 责任：文件编写人员负责执行。 4 内容 4.1 文件格式安排 体系文件的格式由首页表头、续页页眉、正文（或附表）及页码四部分组成。 4.2 文件编写规则 4.2 表1 首页表头格式 烟台新时代健康产业有限公司 文件类别文件层级 文件名称 文件名称 编 码 制 定 人 审 核 人 批准人 制定日期 审核日期 批准日期 制定部门 分发部门 4.2.1.1 表头第一行涵盖内容为公司名称、文件类别、文件层级。文件类别是指管理手册、程序文件、管理标准、技术标准、工作标准五大类；文件层级只适用于三级文件的具体方面，例如：生产管理、质量管理、设备管理、供应管理等，而管理手册、程序文件无文件层级，去掉“文件层级”。公司名称用隶书二号字体，文件 4.2.1.2 文件名称：即具体文件的名称，采用隶书三号字体。 4.2.1.3 编码：每一个文件只有一个编码，文件编码按《文件控制程序》执行。采用宋体小四号常规 4.2.1.4 制定人及制定日期：制定文件者姓名和填写制定日期。采用宋体小四号 4.2.1.5 4.2.1.6 4.2.1.7 制定部门：填写文件的制定部门。采用宋体小四号常规字体。 4.2.1.8 分发部门：填写文件颁发的具体部门或岗位。采用宋体小四号常规字体。 4.3 起草人、审查人、批准人资格 4.3.1 起草人员 a. 经ISO9001学习和培训、了解、掌握ISO9001的要求； b. 熟悉本专业的技术和管理，实践经验丰富； c. 掌握文件撰写基本要求。 4.3.2 审核人员 a. 经ISO9001学习和培训，了解、掌握ISO9001的要求； b. 熟悉本专业的技术要求和管理要求，敢于管理、善于协调； c. 掌握文件制定的要求； d. 有能力对文件的内容和形式审核结果负责。 4.3.3 a. 经ISO9001学习、培训及其他相关学习、培训，熟悉ISO9001要求； b. 懂技术、懂管理、敢管理，勇于承担责任； c. 具权威性，有平衡、协调能力； d. 具有产品质量标准及持续改进的观念； e. 具有规范化、标准化、科学化管理的概念和不断提高管理水平的观念； f. 有能力对批准的文件负责。 4.4 续页页眉格式 页眉内容以“文件层级—文件/章节名称”形式表示，字体采用宋体五号加粗字体，右对齐，字体下方有分割线共同组成。 4.5 正文编写格式 程序采用目的、范围、职责、程序、相关文件、记录六部分。三层文件采用目的、范围、责任、内容四部分。 4.5.1目的：写出为什么制定该文件，用1-2句话简洁地表达清楚。采用宋体小四号，段前间距为一行（表头后空一行） 4.5.2 范围：该文件具体适用于某部门的某岗位名称或某管理范围，采用宋体小四号 4.5.3 职责或责任：明确表达对实施该文件的直接责任人员的岗位或职务名称及监督文件执行的部门或个人，采用宋体小四号 4.5.4 程序或内容：程序文件用“程序”字样，管理标准文件用“内容”字样。“程序”是指完成该操作的具体步骤，用简洁明确、通俗易懂的语言文字叙述各步骤，如先做什么，后做什么，怎样做，检查什么，记录什么，操作检查的次数及特别注意事项等内容。“内容”写管理标准所规定的条文，采用宋体小 4.6 正文编写规则 4.6.1 正文一般分成四级文件进行表述，如果在叙述过程中需要表示涵盖内容时，采用英文字母和数学序号的两级形式进行编写。具体形式 1………………………………一级 1.1………………………………二级 1.1.1………………………………三级 1.1.1.1………………………………四级 a.………………………………各级涵盖内容 b．……………………………各级涵盖内容 ①………………………………各级涵盖内容的子内容 4.6.2 文件的正文行间距为1.5倍行距，字符间距为“标准”，序号后空半格（即回车一下如：4.6.2 文件…）。 4.6.3 正文内容采用宋体小四号常规字体，其中一级题目、二级、三级题目字体加粗，如有需重点强调的正文内容也可加粗。正文的前四级文件顶格编写，如各级文件中有涵盖内容，则涵盖内容首行缩进2个字符，并以英文字母a\b\c\d