档案归档制度.pdfVIP

公司档案归档制度 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理 顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第一条 归档时间： 1、办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。 2 、按年形成的文件，第二年上半年归档。 3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。 4 、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。 5、工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。 6、公司、各个部门决定性的会议文件材料随时归档。 7 、各个公司离职、调岗、薪酬变动、人事任命、处罚、奖励等 随时归档。 8、属于人事方面的资料，各部门资料齐全后移交档案室；属于 品种审定、项目申报、工程建设方面的，可根据进度移交。属于销售、 生产方面的资料，本年度结束后移交档案室。 第二条 归档范围 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等 活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2 、企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书； 会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处 分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。 3、企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类 文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办 公用品名册，产品质量、用户档案等。 4 、企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。 5、企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报 1 表档案等， 审计室存档。 6、企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件 等）、商务报告、贸易单据等。凡公司业务活动中收到的文件、函件 承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文 备查。（上面要注明地址、姓名、传真号等对方的信息。） 7、企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。 第三条 归档要求 1、凡属归档范围的文件资料，均由公司档案室集中统一管理， 任何个人不得擅自留存。 2 、归档的文件资料，原则上必须是原件，无原件者应进行文字 说明，以备查；原件用于报批不能归档或相关部门保留的，档案室保 存复印件。 3、应归档的文件材料要收集齐全、完整、分类清楚。 5、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移 交档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自 行保管。 6、公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，由各部门 负责，方可办理调动、离职手续。各部门及时把有关资料移交档案室 留档。 7 、公司签订的合同及其与之有关的附件，年度结束后装订成册 移交档案室，由档案室保存原件。各部门可根据需要经领导批准，留 复印件。如有原件没移交档案室的追究当事人的责任。 对于在归档范围内没有及时归档或没归档的，视情节严重给予经 济处罚。 注:各部门在归档过程中若有异议，可与档案管理员协商。 2