word2007邮件合并功能.pdf

微软 OFFICE WORD 系统中的邮件合并功能，是很多熟练使用 WORD 的朋 比较喜欢的一种实用工具，它不仅可以批量制作各种文档，还可以制作 批量带图片的文档，当然，带图片的要比不带图片的麻烦一些。而笔者 使用了 2003 和 2007，比较发现 2007 比2003 更为实用，当然中间也有 小的 BUG，下面笔者就将近来自己制作单位打印机档案的过程以图解的 方式写出来，以供大家共同学习研究，希望通过这篇文章帮助需要这方 面信息的朋友们，简化繁杂的工作，为简便的工作。 1、首先我们以EXCEL2007 建立一个 EXCEL 文档，建立上你需要的“字 段”，如下图，我建立了 “ID、PringIMG、品牌、型号”等需要 的字段，其中:PringIMG字段为图片所以的路径，这里特别提醒，图 片的路径中需要使用如下的格式： “D:\\信息档案 \\PrintIMG\\1600KIII.JPG”这里的 “\”路径符号，必须使用 “\\” 这种格式，而路径，以你的实际路径为准，这里显示的是我的例文使用 的路径。如果路径中的 “\”不变更成 “\\”，那么将会出错，这一点 很重要。建立好 EXCEL 文档后，在这些字段中输入相应的信息，以备显 示使用。如下图： 注意：在 EXCEL 数据源中，第一行被默认当作字段名称，所以我们 在建立 EXCEL 表时，必须保证符合这个要求，不然在我们接下来建立 WORD 和 EXCEL 表格之间的链接时会出错。 2、使用MS WORD2007 建立一个新文档，或者打开你已经建立好的文 档，这个文档就是你未来输出打印时需要的样子，也就是你要打印的文 档的模板，而全部 EXCEL 数据表中的数据，将通过套用这个模板实施打 印。以得到你需要的效果，具体模板的样子，你可以根据自己的需要制 作，这个部份不单独讲解，因为 WORD 文档制作大家都会，所以我直接 进入本文的重点，在大家建立好的文档中应用 “邮件合并”功能，实现 图文输出。 当我们建立好 WORD2007 文档后，我们就可以建立 “邮件合并”了， 在 WORD2007 中，已经把 “邮件合并”功能单独提到了菜单中，可见微 软是多么重视这个功能，也看得出使用者对这个功能的喜好程度。 我们单击菜单栏上的 “邮件”标签，进入 “邮件合并”子菜单，如 下图，这时我们需要做的是先建立 WORD2007 文档与 EXCEL2007 文档（就 是我们开始时建立的 EXCEL 文档）中间的数据链接关系。 单击 “邮件”子菜单中的 “开始邮件合并”，点击下面的子项 “邮 件合并分步向导”，打开 “邮件合并分步向导”。 3、这时在窗口右侧导航栏中，会出现“邮件合并”向导列表，在“选 择文档类型”中我们使用默认选项 “信函”，然后选择 “下一步 正在 启动文档”。如下图： 4、在接下来的 “邮件合并”导航 “选择开始文档”中依然使用默认 选项，这里需要说明的是： “你的模板文档处于打开状态，并且是当前 的文档。”，然后再选择 “下一步 选取收件人”。如下图： 5、在这一步中，我们除了保持 “选择收件人”中使用默认的 “使用 现在列表”外，还要点击 “浏览”选择我们事先制作的 EXCEL 文档，以 建立 WORD 和 EXECL 之间的链接。这个 “浏览”位置如图所示，在中间 的位置上。 点击 “浏览”后，会打开如下图左侧显示的 “我的数据源”对话框， 我们鼠标左键单击 “我的数据源”窗口右侧的向下箭头，打开文档选择 器，找到我们文件存放的位置，并找到指定文档，如我们的例文中的文 档存放在 “D:\信息档案\计算机档案数据.xls”,那么我们就指向 D 盘， 并找到 “信息档案”打开这个文件夹，找到 “计算机档案数据.xls”， 而后，点击窗口下方的 “新建源”按钮。 6、这时，屏幕会弹出数据源中要求 “选择表格”的窗口，这时我们 会看到我们先前建立的 EXCEL 表格中的文档名称，我的文档名是： “PCFILES”，那么我就指向这个名称，然后单击 “确定”按钮。 7、确定后，会弹出 “邮件合并收件人”窗口，显示出我们先前建立 的EXCEL 电子表格中的全部内容，并在每条信息前显示有一个“复选框”， 如果这里显示的数据有您不需要的数据，您可以去掉前面的复选框，当 然，也可以删 EXCEL 电子表格中的相应记录，这个工作由您自己决定， 这里显示的全部数据，将是你未来需要打印的数据，这一点要清楚。当 查看无疑问时，单击单击 “确定”按钮。