(财务内部管控)内部沟通控制程序.pdfVIP

安徽绿城房地产开发有限公司 文件编号： AGT/QP ·04 质量管理体系程序文件 页 码：第 1 页 共 4 页 内部沟通控制程序 修改状态： B/0 1 目的 1.1 确保公司的质量方针、质量目标得到理解和有效沟通。 1.2 确保对公司的质量管理体系的有效性进行沟通。 1.3 确保在公司的职责和权限方面得到沟通。 2 适用范围 本程序适用于公司内部沟通的控制， 包括质量方针和质量目标、 职责和权限、 质量管理体系有效性的沟通。 3 职责 3.1 公司总经理根据质量管理体系的要求确定内部沟通过程，负责公司质量方针 和质量目标的传达和贯彻。 3.2 综合管理部负责： a）组织公司质量管理体系有效性的沟通，并对内部沟通过程进行监督，提 出相应的改进意见； b）组织公司职责和权限方面的沟通，并采取相应的改进措施。 3.3 其他方面的内部沟通由相应职能部门负责。 4 工作程序 4.1 内部沟通的主要内容 a）质量管理体系文件，相关的规章制度、管理规定，以及各类通知、计划、 报告等； b）质量管理体系运行情况，包括质量方针、质量目标的完成情况、内外部 审核以及管理评审结果等； c）质量管理体系过程或公司管理工作中出现的各类问题及改进意见； d ）有关工程管理、房产品质量的检查报告、分析报告； e）顾客反馈的信息，包括顾客投诉； f ）各职能部门的职责和权限，以及与质量有关的各岗位职责； g ）员工提出的合理化建议。 4.2 内部沟通的主要渠道 a）下发文件，如质量管理体系文件、各项规章制度、计划、通知等； b）召集会议，如总办会议、工程例会、专题会议、评审会议等，并形成必 要的会议纪要； c）各类工作函、工作联系单等记录的传递； d ）其它文件形式的传递，如报表、报告、绿城报、客户通讯、媒体广告等； 安徽绿城房地产开发有限公司 文件编号： AGT/QP ·04 质量管理体系程序文件 页 码：第 2 页 共 4 页 内部沟通控制程序 修改状态： B/0 e）各种通讯、网络工具，如电话、传真、电子邮件、 BBS 等。 4.3 实施方法 4.3.1 有关文件的沟通 4.3.1.1 质量管理体系文件发布后，由综合管理部组织进行全员培训，以确保每 一位与质量有关的人员熟悉质量管理体系中的有关规定， 并得到有效地贯彻和实 施。 4.3.1.2 其他规章制度、通知、计划等文件，文件发放部门应做好发文工作，并 使用 《文件发放清单》做好发文登记。 收文部门的有关人员要及时传阅并做好传 阅记录。 4.3.1.3 电子文件的收、发文按《文件和资料控制程序》有关规定执行，电子文 件的收文部门收到文件后，应转发部门内所有相关人员阅知。 4.3.2 有关质量管理体系运行情况的沟通 4.3.2.1 质量方针的传达和贯彻 a）公司的质量方针确定后，总经理（或其授权人）须召开公司全体员工会 议，宣讲公司质量方针的内涵，提高员工的质量意识； b）新员工报到时，综合管理部应组织对其进行公司企业文化、开发理念、 质量方针等相关知识的培训； c）公司总经理（或其授权人）应以会议、公司刊物等形式，不定期强调和 重申质量方针及其涵义。 4.3.2.2 内、外审结果 a）审核签发的不合格报告及审核组提出的注意事项等，须通过审核末次会 议在各职能部门负责人以上干部之间进行沟通和讲解； b）审核报告须由综合管理部发文至各职能部门，各职能部门应采取合适的 方式在内部进行传达和沟通； c）对审核报告中确定的不合格项及审核组的提示注意事项，所涉及的部门 须召开内部会议进行研讨和沟通， 分析原因、制定并