完整版印章及文件管理指南.docx

第 第 PAGE #页共37页 第 第 PAGE #页共37页 印章及文件管理指南（2009 印章及文件管理指南（2009版） 第 第 PAGE #页共37页 印章及文件管理指南（2009版） （本指南自2009年12月1日起执行） 刖 言 3 第一章 职责说明 3 第二章 权限说明 4 第三章 印章 4 第四章 经营证照 6 第五章 法务审核 7 第八早 文件/合同 8 附件一 管控模式指南 15 附件二 印章协管员授权委托书 16 附件三 临时印章授权委托书 17 附件四 外出授权书 17 附件五 印章刻制（销毁）申请表 18 附件六 借章审批流程表 19 附件七 公司设立、变更、注销审批流程表 20 附件八 XXX项目效益计算表 21 附件九 XXX项目供应商评审表 24 附件十 合冋用章审批流程表 25 附件十一 管控文件存档一览表 26 附件十二 集团文件审批权限表 29 附件十三 用章审批流程表 32 附件十四 借阅文件申请表 33 附件十五 作废文件/合冋申请表 34 附件十八 文件/合冋变更用章审批流程表 35 附件十七 集团0A功能需求申请表 36 本指南适用于广东 企业有限公司（以下简称“集团”）及下属的全资经营各级专业公司、职能 部门、分支机构及项目组（以下简称“各单位” ）。全资经营模式详细见《管控模式指南》 （附件一）， 除全资经营模式以外的其它类型请各单位向集团综合管理部咨询。 集团综合管理部是集团的管理部门之一。其中担负着各单位印章及文件管理、经营证照、法务 等管理工作，并严格按照本指南，遵章守纪，秉公办事，监管各单位实施指南；各单位如有疑问、 意见或建议的，可发邮件至。 如不按本指南执行的，产生任何违规、违法行为，集团将追究当事人所有的经济和法律责任。 本印章及文件管理指南（2009版）经集团总经理批准后执行，在正式启用后原印章及文件管理指 南（200803版）停止使用，解释权归集团综合管理部。 第一早职责说明 第一早 职责说明 第一条 印章的使用执行领导签阅审批制。领导签阅审批制指各领导对各类审批事项进行实质审 查后，在集团OA或纸质审批单上以签署意见的方式，表明其对具体申请事项的认可。 第二条 集团分管领导为所签批事务的第一责任人，相应单位的负责人为共同责任人。 第三条 印章协管员 （一） 各单位须指定印章协管员若干名，负责跟进使用印章、文件的完整审批流程及办理手续， 印章协管员须确保本单位的审批领导具备相应的审批权限及该领导签名的真实性，并严 格执行各项规定。 （二） 各单位新印章协管员上岗前，必须由原印章协管员协带一个月，经集团综合管理部考试 合格后，填写《印章协管员授权委托书》 （附件二），并向集团综合管理部经营组提交印 章协管员身份证复印件备案。 （三） 各单位印章协管员离职/调职的，须及时与集团综合管理部经营组办理工作移交手续。 印 章协管员离职/调职后所产生的遗留问题由各单位行政负责人全部负责。 （四） 各单位印章文件办理手续须指定由印章协管员经办（职能部门除外） ，非印章协管员或其 他单位的印章协管员不允许代办。如遇特殊情况，须由各单位行政负责人填写《临时印 章授权委托书》（附件三）后，提前以邮件方式通知综合管理部经营组。 第四条 印章使用时应保持至少两人全程在场，其中含一名集团印章管理员和一名印章协管员，若非特批，印章使用必须在保管地执行。 第五条 集团印章管理员不得私自在非工作时间使用印章， 各单位如需在非工作时间使用印章的, 需凭已审批的《用章审批流程表》提前向集团综合管理部经理处申请。 第六条 集团综合管理部印章管理员在办理印章文件的各项手续中使用个人私章的，必须向集团 综合管理部经理备案。 第七条 集团管理层领导签批原则上应在五个工作日内完成；集团综合管理部经营组原则上应在 受理当日处理完日常事务，如遇加急情况，须经集团综合管理部经理批准后进行加急处 理。 第二章权限说明 第八条 各单位负责人负责审批本单位内涉及本指南中的事项；如该单位无正职负责人，可由集 团明文确认主持工作的副职负责人负责审批。 第九条 各单位的特殊挂靠业务，由实际发生行为的单位负责人负责审批。 第十条 集团管理层领导及各单位负责人外出期间，将对某类事项的审批权授权特定人员行使， 授权可直接在集团 0A上设置或书面以邮件方式出具《外出授权书》 （附件四），被授权 人不允许再授权其他人；如无预先授权，经授权人批准由集团管理层秘书组、相应的行 政部负责人、集团综合管理部进行 0A代授权设置。 第十一条 集团所有员工都可以根据需要在 0A上进行授权，被授权人不允许再授权其他人。 AVV AVV * 第二早 印章 第十二条印章的刻制和注销 本条各款操作须提交《印章刻制（销毁）申请表》 （附件五