办公用品申购、发放及领用管理制度.doc

办公用品申购、发放及领用管理制度 一、 总则 为规范公司办公用品申购、领用、发放管理，本着“节约成本，提高效率，规范流程，明确责任”的原则，倡导“健康优质、绿色环保、勤俭节约”的现代办公方式，特制定本制度。 二、 适用范围 公司全体员工。 三、 办公用品分类 1 易耗品：圆珠笔、签字笔、铅笔、笔记本、便签纸、胶水、胶带、双面 胶、固体胶、回形针、记事本、打印 / 复印纸、笔芯、便签 / 橡皮、刀片、胶水、大头针、曲别针、订书钉、图钉、橡皮擦、橡皮筋、复写纸、印 油、帐页、帐本、墨水、电池、信封、档案袋、涂改液、白板笔、荧光笔、印泥等易耗用品； 耐用品：计算器、笔筒、印章、印台、订书机、起钉器、文件夹（盒 / 筐）、插排、文件柜、长尾票夹、剪刀、美工刀、刀片、直尺、打印机、打印机耗材（墨盒、硒鼓、色带、碳粉） 、U 盘、移动硬盘、电话机、鼠标、键盘、封箱器等。 四、 办公用品的申购、发放及领用 行政部每月底将《办公用品订购单》通过邮件发给全体员工，申请订购 下月办公用品， 全体员工根据实际需求， 合理订购、杜绝浪费，并在《办公用品订购单》中标明订购人及用途， 以部门为单位回复邮件进行订购；行政部汇总各部门《办公用品订购单》 ，交由中心经理审批后，方可统一订购。 在办公用品订购邮件规定的日期内未回复邮件订购办公用品的部门， 则视为当次无办公用品订购需求。 行政部根据日常办公需要，对常用办公用品进行订购，保持适当库存，以备临时需要，确保日常办公的正常运行。 行政部联系合作的办公用品供应商配送当次订购的办公用品， 配送到位并清点无误后，行政部根据各部门提交的《办公用品订购单》为各部门领取办公用品，领取人需在《办公用品领取登记表》上签字。 如工作原因（外出、出差、请假等）错过办公用品统一订购时间，但又急需易耗类办公用品，使用人需到行政部领取，并填写《办公用品领取登记表》。 因业务需要增加办公用品，但《办公用品订购单》并未体现的物品，需经该办公用品使用部门的部门经理及行政部中心经理审批后方可订购，特殊情况应 OA 提交《物品采购申请流程》 ，交由行政采购负责。 办公用品出现故障，由行政部负责协调联系退换、保修、维修、配件等 2 事宜。 对于耐用、但不常用的办公用品，各部门间尽量协调相互借用，原则上不重复购置。 各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象，打印纸建议正反面使用，非重要文件提倡使用二次纸张，部分耐用办公用品：订书机、计算器、鼠标、键盘、插排等，鼓励大家以旧（坏）换新，低碳、经济使用。 新员工入职行政部为其准备常用的办公用品（签字笔、本等） ，应做好《办公用品领取登记表》 。 离职、调出员工在办理离职、 交接手续时，应将其所领取的办公用品 （易耗类办公用品除外）如数归还，有缺失的应照价赔偿，否则不予办理相 关手续。 本制度实施后，其他部门或人员未经审批不得擅自购买办公用品，否则财务不予报销。 五、 办公用品费用报销 行政部与合作的办公用品供应商账目核对无误后， 供应商提供发票， 行政秘书收到发票在 OA 系统提交《日常费用报销流程》 ，流程审批完毕，由财务部直接打款至供应商对公账户。 六、 生效日期 本制度自发布之日起生效。 七、 附件 办公用品订购单 部 门： 日期 物品名称 单位 数量 单价 小计 用途 定购人 备注 请标 新文化曲别针 盒 成文厚借款单 本 明订 本 成文厚费用报销单 购人 & 成文厚三联无碳复 本 用途 写收据 3 以下省略 办公用品领取登记表 序号 领取时间 物品名称 数量 单位 部门 领用人 备注 4