《优秀秘书应该具备的条件》.pptVIP

三、自我提升欲望? ? 由于秘书新人的工作存在上述特点，所以，刚进入秘书行业或即将进入秘书行业工作的人必须做好相应的思想准备，注意在工作中发挥主观能动性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的职位优势，在“打杂”过程中给自己创造机会，从而使自己尽快成长。? ? 1、充分发挥主观能动性 秘书并不是算盘珠子，上司拨一下你才动一下；很多时候需要秘书充分发挥主观能动性，自己去找事做。一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性，实际上反映出他是否有强烈的上进心。作为秘书，必须有强烈的上进心，因为企业的生存环境越来越复杂，老板的压力越来越大，因而对秘书的期望值越来越高。如果没有上进心，注意自我积累和提升，那秘书的能力就会离上司的要求越来越远。 案 例 这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总。张总正在市政府汇报工作，作为张总的秘书，于雪知道李行长是张总研究生班的同学，他与张总的私交不错。见于雪一时联系不上张总，李行长就对于雪说，他们导师的夫人昨晚突然去世了，他想约张总明早一起去看看老师。? ? “你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便：“另外，看老师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我俩最好送一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”? ? 张总到下午7点多才回到办公室，于雪马上把李行长的意思向张总作了汇报。? ? “你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗让张总不知所措，还是张总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问于雪。? ? “？”于雪只好摇头，她看到了张总眼里对自己的不满。? ? 问题出在哪里？ 点 评 的确，吊唁师母是张总的私事，送多少钱和带什么东西去看老师，作为秘书，于雪都可以不闻不问；但是，这种“私事”如果处理得不好，它必然会影响张总的工作，因此，作为助手，于雪必须将这种事情当作自己份内的工作来处理。既然是份内的工作，那么，于雪就应该充分发挥主观能动性，利用张总回来之前这一段时间做些相应的准备工作。比如，虽然吊唁的时候送多少钱没有一定的标准，但在社会上它有相应的潜规则，送多了人家可能认为你是摆谱，显示自己财大气粗，显得俗气；如果送少了，人家又可能认为你寡情少义。因此，如果于雪还不知道这种送礼的行情，那就应该向部门或公司其他的人请教；如果公司的 人不了解，可以问自己的亲戚朋友……总之，于雪没有及时去了解这方面的情况，让上司失望，说明她作为秘书对自己的职责范围缺乏真正的了解；由于不了解自己的职责，所以在工作中缺乏主动积极的精神。 2、提高工作的含金量对于秘书来说，不只是接打电话能增加工作“附加值”，几乎所有的秘书工都可以增加“附加值”，比如给客人泡茶的时候，给客人一个微笑，让客人感到更温馨；在给上司起草文件的时候，多加几幅图表，让简单枯燥的数字更直观，更生动……虽然秘书的主要工作是做“杂务”，但你不能只是机械地做，你要有精益求精的态度，尽量给自己的每一份工作增加“附加值”；如果你给自己的每做的一件事都增加“附加值”，那么，你工作的含金量会大大地提高。如果你工作的“含金量”很高，那上司对你自然就会刮目相看。相反，如果你认为秘书工作只是“打杂”，那么，你的工作永远只能是“打杂”。 案 例 于雪是天津某高科技公司总裁秘书。公司这几年从无到有，年营业额接近10亿元人民币。这天上午总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪来电话了：“于雪，你好！我是财务部的刘志。”? ? “刘总，您好！”? ? “大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。”? ? “老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给你电话。你看可以吗？”? ? “谢谢！”对方放下电话。? ? 总裁散会后，于雪马上把财务部刘总的意思告诉总裁。总裁想了一会后反问于雪：“你看我有必要见这个马总吗？”? ? “？”于雪不知如何回答是好，总裁也显得很失望。? ? 问题出在哪里？ 点 评 作为秘书，传递信息是她的一项主要工作；在传递这种信息过程中，她必须做到准确与及时。从这个意义上来说，于雪完全履行了自己的职责，工作中不存在任何暇疵。但是，秘书又不是一个简单的传声筒，当她在传递这种信息过程中，应尽可能地给它增加“附加值”。由于天地证券公司是财务总监介绍过来的，所以于雪应该知道总裁对这个证券公司不熟悉，因此，于雪在将“马总要求见面”的信息传递给总裁之前，她就应该想到总裁在做“见不见马总”这个决策