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会议要素-会议时间 第二章 会议要素 开会时间 * 开会时间 * 时间的步伐有三种：未来姗姗来迟，现在像箭一般飞逝，过去永远静立不动。 “一个人可以学会更有效地使用多种管理工具，以便在同样多的时间里使自己更加富有成效。” “一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。” * 会议时间有三种含义 A 一是指会议召开的时间； B 二是指整个会议所需要的时间、天数； C 三是指每次会议的时间限度。 * 以下几个会议在什么时间召开比较合适： 工作周例会 职工代表大会 农业生产大会 周五下午 年初 根据生产的季节性召开 * 确定开会时间的依据 1.需要 2.适宜 3.议题的时效 * 开学典礼——开学一周之内召开  * 教师节座谈会——9月10日之前1-3天内 * 会议时间管理 1.做好会议议程、日程的计划管理 2.时间管理“四象限”法 3.考虑不确定性 * 1．做好会议议程、日程的计划管理 会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定? 要明确具体，准确无误。 * 会议议程—样式1 中国展览会组织者业务交流会议程表 　　 会议主席：陈峰 中国展览组织者专业委员会秘书长 　　 参加人员：中外展览会组织者 　　 研讨议题： 　　1.异地办展的注意事项 　　2.国产品牌展览会的国际化战略 　　3.参展商参展知识培训的必要性与操作难点 　　4.专业观众组织与数据库保密问题 　　5.如何让展览会网站与展览会自身实现互动 　　6.大型展览会的风险控制问题 　　7.中国展览组织者专业委员会介绍 * 会议议程—样式2 * 会议日程 * 课堂练习： 天地酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行。主要讨论以下问题：销售二部经理的人选、东部地区销售活动的总结、上次会议记录、销售一部关于内部沟通问题的发言、下季度销售目标、酒店销售人员的招聘和重组。请编制以上会议的会议议程 * 天地酒店销售团队会议议程表 酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00在酒店三号会议室举行。 1.销售二部经理的人选 2.东部地区销售活动的总结 3.上次会议记录 4.销售一部关于内部沟通问题的发言 5.下季度销售目标 6.酒店销售人员的招聘和重组 * 天地酒店销售团队会议议程表 会议名称：酒店销售团队会议 会议时间：2014年5月25日星期一上午9点 会议地点：酒店三楼会议室举行 会议议程： 1.宣布议程 2.说明有关人员缺席情况3.宣读并通过上次会议的记录 4.东部地区销售情况总结 5.销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言6.公司销售人员的招聘和重组 7.销售二部经理的人选 8.下季度销售目标  * 安排会议议程的原则 尽量避免安排重复的环节和重复的内容 严格规定发言时间 合理衔接各个环节 * * 重要 重要 不重要 紧急 不紧急 马上执行 制定计划 不必理会 交由下属完成 2.时间管理“四象限”法 * 有关时间管理的技巧，大约可以分为高、中、低三个层次。 低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录，在忙碌中自行调配时间和精力。 中层次的管理技巧强调行事历与日程表，反映时间管理已注意到规划的重要性。 高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理，按轻重缓急进行优先解决。 * 3.考虑不确定性 第一是为每件计划都留有多余的预备时间。 第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。 第三是另准备一套应变计划。 * 为意外事件预留充足时间 波扬公司准备在本市的黎明大酒店召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点