电子文件管理基础知识.docx

筋 unis 廖紫光档案 北京2008奧运网络广吿赞助商 电子文件管理理论 ——基础篇 紫光软件电子档案事业部季雪岗 基础篇 北京2008?iE网络广吿阱助商 內容提要 0 unis 什么是电子文件? 电子档案 电子文件 是业务流程电子化的产物具备大部分传 统文件的功能 是业务流程电子化的产物 具备大部分传 统文件的功能 具有保存价值的电子文件 以代码形式 记录于磁带、 磁盘、光盘 等载体，依 赖计算机系 统存取并在 通讯网络上 传输的文件。 注：文件是指机构或个人在履行其法定义务或业务事务活动过程中形成、收到 并保管的作为证据及信息的记录（引用IS015489） o 电子文件的构成要素 存储载体 内构信 的结景M 件、背息 文容和 元数据描述文 件（目录或登 记表） 0 unis 文件的內容信\皂 r= ——= 内容信息：是指文件中所表达的对象，包含 了表达作者意图的信息，包括文件形成者形 成的文字、数字、图像、声音等。 它是构成电子文件最基本的要素。 0 unis 文件的结构信息 结构信息：是指文件内容信息所依托的载体和所 呈现的形式，包括物理结构和逻辑结构。 物理结构：记录电子文件的 存储结构。如电子文件的内 容信息是如何存储在光盘、逻辑结构：记录电子文件的 显现和还原信息。如电子文件的文字段落安排、格式以 物理结构：记录电子文件的 存储结构。如电子文件的内 容信息是如何存储在光盘、 逻辑结构：记录电子文件的 显现和还原信息。如电子文 件的文字段落安排、格式以 磁盘还是磁带上及载体附件等方面信息。 磁盘还是磁带上 及载体附件等方面信息。 0 unis 电子文件的背景信息 背景信息：是指有关文件及形成、维护文件管理背 景的描述信息。如：反映文件来龙去脉和与其它文 件的关联信息、收文与发文机构的沿革和职能描述、 文件保管系统的功能要求和系统环境信息等。 0 unis 电子文件信息的 描述一元数据 元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包括 文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处 理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 0 unis 元数据与著录信息的关系 两者既有联系又有区别 在内容上，两者呈现 交叉关系，有些元数 据可直接转化为规范 的著录信息，但不是 所有的元数据都是著 录信息。在作用上，元数据的 作用要比著录信息广 泛，除了便于检索的 功能外，还包括维护 电子文件的真实性、 完整性和有效性等功 在内容上，两者呈现 交叉关系，有些元数 据可直接转化为规范 的著录信息，但不是 所有的元数据都是著 录信息。 在作用上，元数据的 作用要比著录信息广 泛，除了便于检索的 功能外，还包括维护 电子文件的真实性、 完整性和有效性等功 总的来说，元数据的 外延和作用要大于著 录信息。著录信息主 要侧重于档案特征的 描述，而元数据则有 着更广泛的用途和更 深入的环境特征描述。 0 unis 元数据的主要功能 ?记录电子文件的形成、管理和利用过程 ?维持文件之间的历史信息联接 ?采用标准和通用格式，可间接反映文件内容，降低电子文件管理风险 北京2008?iE网络广吿阱助商 內容提要 0 unis 电子文件的特点 信息的非人工识读性及系统依赖性 ?通过特定的读取设备和程序解码后才能识读 信息与载体的可分离性 ?可以在不同的载体上同时存在或相互转化，一份电子文件的全文和目录信息可分 散存储。 信息的流动性与不稳定性 ?流动性体现为电子文件保存位置的多样性和利用服务的透明性。不稳定性表现为 电子文件容易被修改、丢失或毁坏。 信息存取的不可靠性 ?曲于电子文件载体寿命的有限以及计算机技术淘汰，电子文件数字信息难以维持 长久可靠的存取。 3 unis 窗紫光档案 北京2008奥运网络广吿瞼助商 电子文件的种类 按信息格式 ?文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、视频文 件、数据文件、命令文件 按生成方式 ?数字化文件、原始数字文件 按文件的功能 ?主文件，支持性文件，辅助性、工具性文件 0 unis 內容提要 0 unis 文件运动过程 00冲丰也爭途詁 1 3 unis 文件连续体理论 轴 0 unis