邮箱使用管理标准规范.docVIP

邮箱使用管理规范 修订历史 生效日期 版本号 版本说明 制作 复审 批准 目录 TOC \o 1-3 \h \z \u 1. 目的 2 2. 适用范围 2 3. 职责 2 3.1 信息技术部 2 4. 主要内容 2 4.1 邮箱管理 2 4.2 邮箱安全 3 4.3 邮件使用 4 4.4 邮件说明 5 4.5 主送、抄送与密送 5 4.6 主题与标题 6 4.7 称谓选择 6 4.8 邮件正文 7 4.9 邮件附件 8 4.10 转发与回复 8 4.11 邮件签名 8 4.12 注意事项 9 5. 奖罚 9 6. 附则 10 7. 附件 10 目标 为加强企业邮箱（以下简称邮箱）管理，规范邮箱使用，确保邮箱系统正常运行，高效、规范地传输信息，表现企业优良形象，特制订本指导。 适用范围 本指导适适用于XX总部及下属分子企业。 职责 信息技术部 3.1.1? 制订、公布并不停完善本操作指导。 3.1.2? 负责邮箱维护。 3.1.3? 帮助和指导职员对邮箱进行规范使用和管理。 关键内容 邮箱管理 4.1.1? 全部办公室人员对外用户沟通，对内同事间沟通必需使用企业邮箱，不得使用外部邮箱。 4.1.2 新职员入职时，依据其沟通需求开通账户如：需要对外和用户沟通，需要和总部沟通，下属企业工作汇报内部沟通均可申请邮箱，由当地人力资源部/综合人员提交申请运管管理部设置邮箱；临时人员（如临时借调、实习生等）需要设置邮箱应进行标识，如实习生表示成：姓名（实习）；基于安全考虑，外部到本企业帮助人员一律不得设置邮箱，若有需要可自行申请外部无偿邮箱进行工作沟通。 4.1.3? 因为人事异动、岗位变动、工作调整等需要变更，当地人力资源部/综合人员发送OA申请信息技术部立即做对应变更。 4.1.4? 职员离职，当地人力资源部/综合人员发送OA申请将冻结其邮箱，确定不需使用后再撤销。 4.1.5 邮箱账号资源有限，信息技术部定时后台巡查，若连续60天未登录邮箱将给予禁用，如需激活请通知运行部。 4.1.6? 邮箱使用人必需遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理措施》和国家其它相关法律、法规、行政规章及企业相关管理制度。 4.1.7? 邮箱使用人不得制作、复制、公布、传输任何法律严禁有害信息。 4.1.8? 邮箱使用人不得自己或许可她人利用邮件服务散布不受欢迎或未经许可垃圾邮件（如广告等），也不得散发包含反动、色情或违反国家法律要求有害信息电子邮件和信息。 4.1.9? 违反以上要求，给企业和其它职员造成损失，由该邮箱使用人负担全部责任，包含到法律法规，移交司法机关处理。 ?邮箱安全? 4.2.1? 设置密码不要和用户名、生日、电话号码相同，应字母大小写、数字进行混排，系统60天强制更换密码，邮箱账号密码和RTX相同，更改任意一方密码另外一方密码也随之同时改变。 4.2.2? 不要将密码告诉其它人，特殊情况需要告之，使用完成立即更换密码。 4.2.3? 在非本人专用电脑上，不要保留邮箱密码，在公共场所（如网吧等）使用邮箱后，必需点“退出”按钮退出邮箱，并关闭全部浏览器窗口。 4.2.4? 在使用Outlook或Fox mail等代理软件时，应设置电脑锁屏密码，离开时锁定电脑。 邮件使用 4.3.1?需从提升信息交流速度和质量、降低信息垃圾角度出发，合适使用邮件，提升效率。 4.3.2 以下为不适用邮件事宜： 4.3.2.1 即时通讯即可完成事宜。 4.3.2.2 不需要审批，需要快速交流事宜。 4.3.2.3 需要充足讨论事宜。 4.3.2.4 比较紧急事宜或重大、需要当面授权事宜。 4.3.3? 以下情况为适用邮件事宜： 4.3.3.1 根据业务步骤需经过邮件完成事宜。 4.3.3.2 含有立案性质事宜。 4.3.3.3 需大范围传输临时性信息：如红头文件、项目开发计划、企业快报、经验总结、更等。 4.3.3.4 需大范围传输定时信息：如各部门工作计划、部门半月报、会议纪要等。 4.3.3.5 工作邮件发送范围 4.3.3.5.1 职员不得发送企业全体邮件。如因工作（如外出出差、休假知会等）需要发送，可发所在部门全体及工作关系紧密人员。 确需发送全体邮件，应经部门责任人及分管高管审核后发送至行政及人力资源部审核统一发送。 邮件说明 4.4.1? 邮件类型分为：沟通、通知、请示、汇报、审阅、转发、温馨提醒、会议纪要、意见咨询等。 4.4.2? 邮件内容包含：收件人、抄送人、专题、标题（依据邮件性质确定是否添加）、称谓、正文、署名、附件等。 主送、抄送和密送 4.5.1? 主送是受理这封邮件所包含关