会务部工作流程包括以下五个方面（2020年10月整理）.pdfVIP

会务部工作流程包括以下五个方面：接会；会前的策划工作;会前的准备工作;会中 服务;会后服务。下面是我对会务部工作流程及注意事项的总结。 一、接会 1、通过相关渠道获取会议信息可以通过医学会，熟人介绍， 媒体网络等 2、拜访达成合作意向 3、汇总各方面信息估算会议的盈余情况 预算中包含交通费，餐费，住宿费，参会费，专家车费和讲课费，会场租赁费，印 刷费，邮寄费，通讯费等 4、签订承办合同和委托协议明确双方权责及利益分成，以及会议的亏损承担等 二、会前的策划工作： 一个吸引人的会议要做到以下几点 1、标题大气且主题明确如 “国际脑瘫康复与矫形技术论坛” 2、有国家继续教育学分，最多的10 分，如学分五分以下则不写具体分数 3、有知名的国内外专家助阵，即使最后某个专家没来，也可写进通知进行宣传 4、举办城市有特色旅游景点 5、在相关门户网上挂上会议通知 5、有欧亚这样的专业会务公司对会议进行策划和包装 三、会前准备工作： 1、会前赞助：赞助商多是看重和医院的现有合作关系，或是将来可能的合作，主办 方在拉赞助方面起很重要作用。医院提供赞助商名单我方谈具体合作和确定赞助金 额，通过其他途径得到的厂家，也要让医院参与提高成单率。 2、酒店的选定 1）要选一个在当地知名的星级宾馆 如果是异地办会,酒店的位置一定要在交通方便的市区,方便采购和制作会议 临时用品。如果当地参会人员较多，还要考虑酒店的停车位。 2）最重要的是宾馆内要有功能齐全的会议室 会议室最好是没有柱子的，旁边要有休息室供专家使用，如异地开会，要谈 好让酒店免费或是以较低价格提供：鲜花、绿植、条幅、投影、茶水等 3）根据会议回执情况，提前预定房间，谈一个协议价位 跟主办方沟通以往的参会人数，在此基础上预定房间，合同尽量我方做，要 把退房时间谈到晚上六点，我方不承担空床费，不承担住不够数量的费用。 4）查看酒店标间是否有窗户 5）会议室需要有足够的照明设施和通风口 1 使用投影的时候，视光线决定是否拉上窗帘。 6）周围无施工等干扰 定酒店前，要了解清楚酒店在会议期间是否有装修，周围有无大规模的施 工，如果选择的是国宾馆还要了解酒店被征用的几率。 7）与会者能否在较短时间内疏散 8）会场周围是否有洗手间可用，如洗手间标志不明显可要求做指示牌 9）费用控制在预算之内 会议档次和收入决定酒店档次。 2、会前专家邀请及行程： 1）外籍专家邀请可让总部崔素娟和院方协助，其他专家会务部专人定期与其保持联 系，提前一个半月要回专家的100 字简介和讲义，为了好印刷，word 格式比ppt 好。 2）提醒专家按课表提前到达并掌握其具体行程，以便安排接送站、房间安排和返程 票预定。 3、会前通知的发放： 1）大型会议为三轮通知，信函通知为两轮，中间穿插一轮电话通知 2）第一轮信函通知范围大、广撒网； 随着传真和邮箱的普及，有的会议只发电子版通知了。专家的邀请函要用快 递保证都能收到。 3）第二轮电话通知是在第一轮电话通知基础上筛选并确定科室主任姓名 4）第三轮通知在前两轮通知基础上向参会者传达更多会议信息，确定会议日程。 4、会前讲义及通知的印刷： 1）确定合作后即开始通知设计和制作。 2）讲义由与专家联系的会务部人员专程跟踪，早提醒专家准备讲义，以免行程冲突 无法提供 3）讲义确保于会议前7 天印刷完毕； 5、会前印刷品准备： 1）代表证，专家证，参展证，会务组证 2）会议须知细化工作人员的分工，让参会代表知道有事可找谁 3）参展商须知细节同上 4）条幅 5）拱门氦气球投影仪租赁 6）幕墙印刷 2 以上物品需要会前提前到位或是确定租赁商，涉及具体尺寸的要亲自陪供应商去丈 量，并讲好要求 5、准备会议材料及按会议要求准备所需物品： 1）学员文具主要是笔和本子（如讲义上留空白，可不买本子） 2）墨盒，粉红和白色打印纸 3）至少三台电脑会场一台，一台固定打印，一台输入资料 4）会议通知有的参会者可能缺少某一轮用于审批的通知 5）礼品包括给学员的和给专家的 6）财务用品报销表，收据，开票机等 7）投影仪提前跟酒店协商看是否有备用 8）资料袋如不印刷可用透明文件袋代替 6、工作人员服装的购买 根据我方与院方在会议上服务的人数购买