信贷档案管理新规制度.doc

信贷档案管理制度 第一章 总则 为加强信贷档案管理，信贷档案做到妥善归档、资料完整，调阅方便，查找快捷，每笔贷款全部有据可查，使信贷档案管理做到制度化、规范化，从档案管理上完全确保信贷资产安全性，特制订本制度。 第一条 概念 信贷档案指在信贷业务受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成含有法律意义、史料价值及查考利用价值资料，包含协议、文件、账表、函电、统计、图表、声像、磁盘等各类信贷业务档案资料范围（见附件1）。 信贷档案管理是指信贷档案资料搜集、整理、立卷归档和保管过程。 第二条 管理部门 在贷款本息结清或信贷业务实施完成前，由信贷业务部指定专（兼）职信贷档案管理人员负责信贷档案管理，并负责信贷档案搜集、整理、保管和移交归档工作。在贷款本息结清或信贷业务实施完成以后，10个工作日内移交综合管理部归档。 第三条 分类 依据信贷档案形成特点，可根据信贷资产质量五级分类措施进行档案分类管理，按季调整其五级分类形态。 第四条 保管期限 信贷档案保管期限分贷款本息结清前、后两种。各类信贷档案保管期限以下： 1、正在实施中贷款及其它信贷项目标档案材料，应根据五级分类管理措施立即调整进行管理（按季调整）。 2、对贷款本息结清或信贷业务已经实施完成信贷档案保管期限为6年（从贷款本息结清或信贷业务实施完成下十二个月开始计算）。 第二章 操作程序 第五条 整理立卷 每笔信贷业务发生后，经办人员应在5个工作日内，将信贷档案材料整理完善归档管理，并建立档案管理台账。 信贷档案整理立卷要求以下： 1、信贷档案以每笔业务为单位组卷。卷内资料按信贷业务管理和操作次序进行排列。 2、每个案卷，均应编制《信贷档案卷内目录》（见附件2）。 3、将案卷根据信贷业务发生时间次序进行分类排列。 4、按以下要求逐卷填写卷盒脊背各项目： （1）协议编号。 （2）用户名称。企业类用户填写单位全称，个人类用户填写姓名。 立卷完成后，对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信贷业务实施完成期间形成后续归档材料，信贷档案管理员应随时进行补充归档。 信贷档案管理人员对信贷档案资料齐全完整负责。发觉缺件，信贷档案管理人员有权要求信贷业务经办人员按要求补齐。因特殊情况不能补齐，信贷业务经办人员应对缺件原因作出书面说明。 第六条 移交归档 1、信贷业务档案材料均应在放贷时由信贷员工搜集齐全整理归档。 2、对贷款本息结清或信贷业务实施完成信贷档案每个月整理一次，应于次月5日前，移交综合管理部。 第七条 档案资料使用 办理档案借阅时，应严格按借阅范围查阅、借用并办理借阅手续，档案管理人员负责登记借阅人员姓名、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确定并按要求推行审批手续，确保档案完整和安全。 1.企业内部人员借阅信贷档案资料。借阅本人经办业务资料须部门责任人同意。企业其它人员因工作需要借阅信贷档案，须借阅人出具借条，经总经理同意后方可借阅。借阅档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用完必需立即归还。 2.企业外部人员借阅信贷业务档案。本企业保留各类信贷档案关键是供本企业内部使用，标准上不对外借阅，若遇特殊情况，如出现经济纠纷、案件等，法律、法规明确要求有权机关依法需查阅、影印时，必需持有帮助查询通知书或其它有效法律文书，和查阅人工作证实，并经分管总经理同意。查阅时，本企业人员在场陪同，严禁将原件借出。 第八条 清退销毁 对于保管期满信贷档案，应由综合管理部、风险管理部、信贷业务部共同组成判定小组严格进行判定、整理造册，提出存毁意见并共同签字。对经判定需销毁信贷档案，经分管总经理签批后方可销毁；对保管期满但仍含有一定查考利用价值信贷档案，应视情况继续保管二年以上，确无保留价值时方可进行销毁。 附件1 信贷档案归档范围 一、基础材料 1．营业执照或事业、社会团体等机构证实（复印件）。 2．法定代表人身份证实或法人授权委托证实书（原件或复印件）、签字样本（原件），法人代表更换文件，董事签字样本（原件）。 3．法人（组织机构）代码证（复印件）、税务登记证实（复印件）、生产经营许可证（复印件）、产品质量认证书（复印件）等。 4．贷款卡（证）（复印件）、最近贷款卡查询统计和企业信用等级认定书。 5．企业协议或章程（复印件）、成立文件。 6．会计事务所出具验资汇报，企业关键资产明细材料。 7．用户近3年及近期财务汇报（原件或复印件），和有权部门对年度财务报表审查证实。 8．信贷业务申报书。 9．开户证实（复印件）。 10．有权部门同意成立机关机构设置文件（复印件）。 13．信贷资产风险分类认定工作底稿和用户背景材料。 14．和本企业签定信贷业务合作协议。 15．企业分立、合并、转制（全套材料）、更名等文件。 16．企业关键资产权属证实材料。 17．建筑安装企业另需材料：