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文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关 关系很密切的文件材料 ( 包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、 登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同 ) 都属收集归档范 围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 ( 一) 本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证 件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。 17、本机关 ( 包括上报和下批 ) 干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评 定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调 资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。 （二）上级文件材料 1、上级 ( 包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同 ) 有关本机 关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。 2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指 示、讲话、题词、照片、录音、录像。 3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。 4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。 （三）同级文件材料 1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同 署名的文件材料。 2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。 3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。 4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 ( 四) 下级文件材料 1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。 2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、 法规性的备案文件。 3、重要的名册、登记表。 4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。 二、归档份数 文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。 三、归档时间和方法 1、凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。 2、凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归 档。 3、一项工作已完成时 ( 包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决， 一件案件已处理等 ) ，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部 文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。 4、外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结 束时交由文书档案员归档。 5、年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案 归档。 6、每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未 归档的全部文件材料移交综合档案室归档。 四、归档要求 1、应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。 2、正文与底稿 ( 签发稿 ) 主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。 3、归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内 容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。 4、归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。 5、归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。 6、凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在 一起，按文件的先后形成排列好。