人事档案管理制度与相关表格(非常实用)15464.docVIP

内 部 平 急 XXXX【人】字（ 2012）第 23 号 签发人 ： XXX 关于 XXXX 人事档案管理的通知 各公司： 为规范 XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有 关事项通知如下： 一、电子档案管理 1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职 ( 含新入职人员、离职 返聘、实习人员 ) 当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未 收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入 EAS人事系统。 2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进 行更新。 二、纸质资料管理 （一）收集 档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料 完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。 （二）整理 1．人事档案分类 人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案 资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离 职档案资料是员工离职时需要办理的资料。 （1）基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生） 、 入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类； 员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料 、转正资料、 证件（书）资料共四类； 1 （2）其他档案资料 ①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类 累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中； 更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入） 。 ③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。 员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。 （3）离职档案资料 离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室 的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案 要专柜存放。 2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案 目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长） 32cm×（宽） 6cm× （高） 22cm的档案盒存储档案。 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。 5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文 件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。 2 6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳 素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。 五、管理原则 1．行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上管 理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年； 2．员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查， 并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原公司 签订《劳动合同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调 入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存； 3．未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。 附件： 《应聘人员登记表》 《员工入职申请表（管理） 》 《员工入职申请表（普工） 》 《背景调查表》 《与原单位解除劳动关系证明书》 《入职培训记录表（管理） 》 《入职培训记录表（普工） 》 《劳动合同签收单》 《劳动合同签收一览表》 《员工转正审批表》 《培训学分分录表》 《外部培训申请表》 《培训协议》 《外部培训报告》 《管理干部履历表》 《内部调动审批表》 3 《劳动合同补充条款》 《工作移交清单》 《管理人员离职审批表》 《生产员工离职审批表》 《解除劳动关系确认书》 《档案管理信息表－贴档案袋用》 《管理人员人事档案目录》 《生产人员人事档案目录》 XXXX股份有限公司 总经理： 二〇一二年八月二十五日 主题词： 规范 人事档案 通知 抄 报：区域总经理 事业部（副）总经理 行政人事总监 抄 送：事业部人事（副）经理 XXXX 股份有限公司华北区域 2012年 8 月 25 日印发 001-应聘登记表 申请职位 : 4 姓 名 性别 出生 婚否 年月 政治面貌 学历 籍贯 民族 所学专业 身 高 体重 技术职称 电话号码 身份证号 身份证住址 现居住地 爱好及特长 家 庭 成 员