办公室事务管理 任务2电子文档与资料的管理 18讲 电子文档的管理01.ppt

办公室事务管理 主讲人：焦名海 无纸化办公 数量庞大 格式不统一 《电子文件归档与管理规范》 磁带 磁盘 光盘 Doc Wps Xml Rtf Txt Jepg Tiff IPP Pdf Ced 文本文件 图片文件 版式文件 Wav Mp3 Avi Mepg Mp4 音频文件 视频文件 ? ? ? 电子文档与资料收集同纸质一样，也要收集具有参考价值的文档与资料。收集电子文档与资料如果与纸质的内容完全相同时，这两者之间要建立起标识联结。 收集到的电子文档与资料保存 时最好转换为通用标准与算法 ? ? ? 重要文档一定要记得备份 完成电子文档收集后 主题 作者 时间 来源部门 对电子文档整理 ” “ R 代表草稿性电子文件 O 代表正式电子文件 U 代表非正式电子文件 N 代表无纸电子文件 T 代表文本文件 A 代表声音文件 G 代表图形文件 V 代表影像文件 M 代表多媒体文件 P 代表计算机程序 D 代表数据文件 I 代表图象文件 ·防病毒 ·防盗 ·防改写 保持电子的电脑要定期杀毒 脱线保存或者安装防火墙 对文件加密，登录采取身份验证 复制下载需要消息论证等 对文件取消写的权限 改变电子文档与资料格式 办公软件 谢谢观看 THE END ? * * * * * * * *