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公文写作基础知识 一、公文的定义和分类 （一）定义 公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、 政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关 实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上 报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。 我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向基层单位 安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、 备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决 定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关事 业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能 力，是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。当前， 各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，重视公文写 作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有更加积极的作用。 （二）分类 1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机 关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、 社会团体公文。 2、按照行文方向划分：上行公文（向上级单位行文）、 平行公文（向平级单位行文）、下行公文（向下级单位行文）。 草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、 措辞等。 3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公 文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时， 必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不 能泄密。 4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公 文、平急公文、普通公文5种。 5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、 通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全 是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、 议案、提案、建议等等，属专用公文。 6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的 强弱划分：规范性公文和非规范性公文。 规范性公文有 13种：命令、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规 范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、 建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、 表格类、大事记等等。 （三）机关公文要素 机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成 文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版 记组成。 （四）公文处理包括哪些工作 公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系 列衔接有序的工作。 二、公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处 理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。 （一）确定文种 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄 清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景 下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为 什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工 作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门， 是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来： 1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单 位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择 《决定》文种。比如：党中央决定在全党（特别是党员领导 干部）开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党 的建设来说，是件大事，所以用决定文种；每年初的“三干” 会上，县政府都要出台一个《关于兑现**年人口与计划生育 工作责任制的决定》，这就是个奖惩决定。 2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事 项或决定，适用公告。比如，每年要在天仙河流域实行禁渔， 这涉及到菖蒲、五河等乡镇的从业人员的利益，我们就要事 先以各种方式发出公告，告知社会各界。供电公司、水厂要 公布社会周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。 3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下 级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》。 4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的 询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。（其 中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告 是政府向