DC2-01001管理体系文件控制程序.docxVIP

管理体系文件控制程序 1目 的 确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。 2适用范围 适用丁公司与管理体系有关文件（含适当范围的外来文件）的控制。 3权 责 3.1管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。 3.2生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。 3.3各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的 评审、管理工作。 3.4外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件 由质量部负责管理。技术性文件由总工程师负责管理。 3.5外来各种与环境及OHSB系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生 产部负责管理。 4工作程序 4.1工作流程图 4.2文件编制的申请与决定 4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性； 4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一： 1） 现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》； 2） 向管理部提出申请，并得到同意。 4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。 4.3文件分类及编制、审核与批准（见表1） 序号 文件类别/名称 编制部门 审核部门或人员 批准人 备 注 1 管理方针、目标 管理者代表组织 管理者代表 总经理 包括各部门目标 2 管理手册 管理者代表组织 管理者代表 总经理 3 程序文件 管理者代表组织 质量部组织 管理者代表 4 技术文件 生产部 质量部 生产部 质量部 总工程师 5 作业管理文件 归口部门 归口部门组织 分管领导 6 各类表格 归口部门 部门领导组织 分管领导 7 各类计划 归口部门 部门领导 分管领导 按具体文件执行 8 外来文件 — 归口部门审查适用性 — 含法规、标准等。 A各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。 B作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。 C文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准 4.4文件编号 4.4.1管理文件编号方法 A管理手册编号：例：DC1-A/0编号第一节“ DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1” 表示一级文件，第二节“ A ”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。 0为版序号。 为修订序号。 B程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“ DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001” 为文件类别号与文件三位数序号。 C作业文件编号：由IMSft：系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例： DC3-01001,第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从届程序文件的类号， 依次标出文件三位数序号。三级文件是原化工文件系统的，编号以原来的编号表示。 D表单一文件号后缀两位数，01, 02 依次表小。 4.4.2技术文件编号方法按《技术文件管理规定〉〉执行。 4.5文件的受控及其标识 4.5.1在公司范围内与管理体系运行有关的文件均为受控文件。 4.5.2文件的受控与非受控 A受控与否，是针对某类文件的文本，如管理手册是一个文件，复印的多本管理手册， 是手 册的文本； B文件文本，按其发放/使用对象分为受控”和非受控”，即： 1） 受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本，受控文本的发放对象为各执行部门 /人 员、认证机构等； 2） 为了宣传等目的向外分发的文件为非受控文本， 如提供给顾客的管理手册。 C需受控的文件文本，一般简称为受控文件。 4.5.3 一般情况下，在受控文件应加盖 受控文件”印章；但不盖章并不意味着文件不需受控 或文件失控。 4.5.4文件发放前，发放责任部门盖受控章。 4.5.5对有时效限制的临时性文件、一次性文件（如内审计划等），不盖“受控文件”印章， 需要时，可以其它方式（如公司行政公章）明确其效力。 4.4.6用以记录的表格均不盖章。 4.6文件发放 4.6.1发放范围的确定：文件编制部门在起草文件的同时，确定文件发放范围。 4.6.2文件分发号：各部门以下表固定代号加分发序号为分发号。例： 10-01 部门 总经理室 管理部 生产部 质量部 工程设备部 财务部 固定分发号 00 10 20 30 40 50 4.6.3发放部门：由管理部资料室负责。 4.6.4发放要求 A收、发双方应在《文件分发/回收表》中做好记录。 B《文件分发/回收表》留存：管理部资料室留存。 4.7受控文件、记录活单的控制 4.7.1受控文件活单的适用对象 A适用对象：纳入体系管理的通用文件； 如程序文件、作业文件、法规、标准等; B不适用对象 1） 与体系无关的文件；如行政文件：人事任免、会议