公司的文件管理方法.docx

公司文件管理办法 为了控制公司文件发放的适当范围、 作废文件的及时回收， 确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本手册。⑴文件的发放： 1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件， 各自安排发放和回收。 需要在公司各横向关联部门之间发放施行的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。 2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好， 由部经理书面写明发放范围、 发放时间并签名后送综合管理部， 由办公室主任安排文件发放人予以发放。 3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。 需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”， 并由个人亲自签字接收。 4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。 ⑵文件的更改： 1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个 1 / 4 文章来源网络整理，仅供参考学习 文件版面的整洁美观， 由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可） ，连同编制形成部门负责人的私章送原发放人， 由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。 2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句， 在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句， 并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。 ⑶文件的换页： 1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、 复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可） 送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。 2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。 ⑷文件的回收、作废： 1）因公司管理办法归纳、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容反复、 冲突而失效的， 由归纳部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。 2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。 2 / 4 文章来源网络整理，仅供参考学习 3）每年 12 月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平常未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。 4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。 ⑸其它手册： 1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员， 以便了解公司政策方向， 根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的互相配合。 2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。 3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有须要复印下发到相关员工时， 须向原发放部门提出申请， 由原发放部门复印按发放程序予以发放。 不得私自复印下发， 避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。 4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可， 不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。 5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。 6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。 3 / 4 文章来源网络整理，仅供参考学习 ⑹任何人未经总经理批准， 不得将公司文件私自提供应公司以外人员。 则除承担 50 元罚款外，对由此造成的一切后果负责。 ⑺本手册各条款如有违犯，对责任人每次罚款 50 元，由其直接领导 开通用罚款单收缴。 4 / 4 文章来源网络整理，仅供参考学习