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标 题
记录控制程序
编 号
FB-42B-002
版本
A
管理归口
文控中心
制订日期
2012-6-25
页次
1/7
目的:
为证明产品、过程符合要求及管理体系有效运行,以及为采取纠正预防措施和持续改 进管理体系提供资讯。
范围:
凡本公司管理体系运行中所产生之相关记录的控制均适用之。
权责:
3.1行政部文控中心:
归口管理本程序,负责监督各部门按照本程序进行质量记录的填写、收集、编目、
审查及保存等,并负责记录表格的标准化设计 /审查。
3.2各相关部门:
各职能部门按规定对所进行的品质管制活动状况进行记录,对所记录的内容真实性 负责,并遵照本程序执行记录之保管。
作业内容:
4.1记录的编号:
4.1.1当记录涉及跨部门之活动时,记录之形成部门依下面编号方法进行记录发行编号: 部门代号+名称缩写+年份号+ 流水号
部门代号:指发行部门代号,各部门下届单位发行记录时均须使用其部门代号,
表示方法为:B-采购部,E-工程部,F-财务部,G-总经理,M彳亍政 部,MR-管理者代表,PM物控部,P-生产部,Q-品质部,S-业务部。 名称缩写:指记录名称之中文缩写,取二个词的字首(各部门所需发行的表格的
名称缩写须丁文控中心备案后方可使用);
年 份号:采用西元年最后两位阿拉伯数字;
流水号:记录发行单位依据阿拉伯数字进行统一编流水号。
修订记录:日期/版本
标 题
记录控制程序
编 号
FB-42B-002
版本
A
管理归口
文控中心
制订日期
2012-6-25
页次
2/7
4.1.2当记录仅涉及本部门时,由各部门本着方便使用和查找之原则自行编制发行编号。
4.1.3各部门应确保本部门形成之记录之发行编号必须保持连续性。
4.2表格的填写要求:
4.2.1以表格的填写设计要求正确填写,字体要活楚,易丁识别,且内容完整,若无内 容可填写的栏目,需用斜线划掉;记录的填写不能使用铅笔,不得随意涂改如确 需修改须注明修改人姓名以便追溯。
4.2.2所有记录如设计有记录人一栏必须有记录人的署名,如文件规定尚需有审核批准 手续的均需签署后方可生效,如拟(制)定、审核、批准 /确认栏,其中有两栏是 同一个人签署时,则“审核”栏可省略,并画一斜线表示。
4.2.3记录的填写、审核、批准可以是签名或签章的方式,如是其职务代理人代签,则 应备注“代”字;除记录者本人外不得以电脑输入代替签名,电子文档除外。
4.3记录的保存:
4.3.1公司各类记录正本之保存期根据不同情况分为以下 9类(详见附件):
记录产生当年,再加上1个日历年(一个日历年是指1月1日至12月31日);
记录保存3年;
动态管理;
文件作废/设备、仪器报废/供应商资格取消等活动后半年;
记录保存3个月;
记录保存6个月;
人员离职后2年;
当其他文件或顾客有特殊要求时,按其要求期限保存;
记录保存7年。
4.3.2各类的记录保存部门,原则上为公司各类的记录正本之产生部门,使用相关记录 副本的部门,依据具体情况自行决定保存期限,各部门应指派责任人集中管理, 保存时要米取适当防护措施确保保存期内质量记录不受损坏。
4.3.3各类品质记录应分类归档并标示,必要时建立目录、索引以方便取阅,在保存期 限内若欲装箱储存,则应丁箱外标示名称及起迄日期;
4.3.4逾保存期限之品质记录,经保存部门评审后,由保存部门自行销毁。若因特殊情 况需要继续保留者,可另置保管。
4.4记录的借阅:
对丁本公司各单位之间的记录借(调)阅应经各单位之负责人批准;对丁外部单位(如供应商或客户)需借阅时,则必须由总经理批准。 (内、外部审核除外)
4.5外来(指客户、供应商等)记录之保存、借阅及销毁参照上述规定执行之。
参考或引用文件:
5.1文件控制程序;
标 题
记录控制程序
编 号
FB-42B-002
版本
A
管理归口
文控中心
制订日期
2012-6-25
页次
3/7
附件:
6.1质量记录保存期限一览表:
质量记录保存期限一览表:
序
号
记录名称
表单编亏
保 存 期
限
序
号
记录名称
表单编亏
保 存 期
限
1
外来文件登记表
FB-42D-001 A
B
17
临时培训申请表
FB-62D-004 A
E
2
文件签阅表
FB-42D-002 A
A
18
年度培训计划
FB-62D-005 A
A
3
文件申请表
FB-42D-003 A
A
19
年度培训需求表
FB-62D-006 A
E
4
文件收发记录表
FB-42D-004 A
A
20
培训不合格人员统计表
FB-62D-007 A
A
5
物料编码申请单
FB-42D-005 A
I
21
培训签到表
FB-62D-008 A
A
6
文件编号一览表
FB-42D-006 A
I
22
培训缺席申请条
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