(完整word版)医药公司采购部流程图111.docVIP

广东沣泽医药有限公司 采购部工作流程目录 一、 首营资料收集流程 二、 产品采购操作流程 三、 发票核销和结算流程 四、 产品破损处理流程 五、 采购退货处理流程 首营资料收集流程 首营企业资料 ： 营业执照、药品生产（经营）许可证（采购器械：医疗器械许可证） 、 GSP 证或 GMP 证、质保协议，法人委托书，销售员的身份证和上岗证、销售合同首营品种资料： 药品注册证、药品质量标准、药品检验报告书、 物价证明文件、药品最小包装样盒、药品说明书原样． 注： ■ 以上资料全部需加盖企业原印章 ,合同可用复印件。 ■ 委托书应有法人代表印章，并明确授权范围和委托期限。 电脑录入客户资料 ： 在采购系统的＂基础资料＂界面增加供应商资料录入、产品资料录入。 、 注： ■ 确保输入以上资料的全部内容。 制作并提交首营企业＼首营品种审批表 ： 1、在质量系统增加并提交首营企业审批表和首营品种审批表 2、首营品种提交后，还需在 Word 做一张首营品种审批表格，录入相关内容后 连同所有资料一齐交质量部经理审批纸质资料和电脑系统内容。 首营企业审批审核： 首营企业审批表需：采购部经理、质量部经理、质量负责人． 首营品种审批审核： 首营品种审批表需：采购部经理、财务部经理、质量部经理、质量负责人． 注： ■ 以上须部门经理审批后方可发生业务往来。 采购合同的管理： 供应商采购合同需独立归档并建立目录，目录每季度交部门经理汇总． 注： ■ 需在合同目录上填写合同有效期或品种、数量等内容 备注： 1、 正常业务情况下，按电脑系统提示每月对所有客户资料进行检查，是否出现部分资料过期，如过期应及时更新，不能按时更新的客户以文字方式向质量部申请暂停使用，待资料更新后方可重新进行业务。 2、所有的客户资料必须在有效期内发生业务往来，每年必须对客户资料进行审核更 2 新，确保所有资料的完整性。 产品采购操作流程 根据每月部门经理下达的采购 根据部门经理每日下达的平台 计划，每月 15 日前按采购计划 计划，结合购销存情况，做采 日期将月计划全部做上系统。 购订单。 生成采购订单： 在采购系统的 ”采购决策平台 ”,将所需要采购的品名输入 ,在这个界面能看到该品种的所有信息 ,包括 :最后供应商 .采购单价 ,该商品在途数量 ,库存数量．根据这些信息在要采购的品名前打勾然后选择＂生成采购订单＂ 注： 1、执行订单前先打电话给客户落实该品种有没有货，价格有没变动． 2、确定客户的证照和合同都合格、齐全。 采购订单审核： 订单认真核对供应商、品种、规格、厂家、数量、单价、税率等内容，提交部门经理审核．要赶写预计到货日期． 注：确保所有相关记录完整性。 先付款后提货的 交财务付款： 每周 1.3.5 按审核好的订单生成付款单交部门经理审核后再交财务付款 注： 付款单打印后检查备注及 收款人帐号金额是否正确 发货跟进： 汇款单上列明采购 明细，传真给供应商，并短信 或电话确认对方是否收到传真 并安排发货  有款期的 通知发货： 传真或电话通知供应商 发货 到货跟踪： 根据发货周期做好到货 跟踪。 3 发票核销和结算流程 采购后及时向供应商催要发票，收到发票，在 结算系统选择未结算应付款，选择相应品种生 成发票，登记并交财务审核。 注：相同品种按“先发生的先输入发票”原则，生成 后输入发票号码和发票上边的开出日期． 已经预付货款的，在发票系统 有帐期的，在每月 10 号根 找到该笔发票后， 点＂结算＂， 据结算条件做好结算计划 生成一张预付款核销单。 上报部门经理审批。 根据结算计划，在发票系统，选择该品种未结 算的发票，点结算生成付款单交部门经理审核 注：在用采购系统一些废的付款单做时，打开该张废 单，选择导出该供应商未结算的＂发票清单＂，切记 不能选＂应付款＂，选中要结算的发票点确定生成发 票．备注栏注明付款的发票号，品名简称和数量 经财务审核公司领导审批后出 特殊原因不能按款期付款的 纳付款，取得底单后将付款单传 要及时与客户沟通并取得谅 真给对方，并短信或者电话通知 解。 对方付款内容。 4 收货破损处理流程 仓库接收货物 检查来货与采购计划是 否相符 相 符 通知验收员验收 不合格 合格 向供应商催要发票 退回供应商  不相符 不 可 可 接 接 受 受 的 的 联系供应商作 拒 收 并 相应处理：换 通 知 相 关 供 应 货或销售；落 商，跟踪 实后通知仓库 到 货 和 收货．并跟踪 再 发 货 情况 处理好帐务。 5 采购退货处理流程 已经开票入帐的落实对方开红 待退货未开发票的 字发票，或者下批货开票时少开 该笔数量金额． 填写＂退（换）货通知单＂，经采购 部、销售部、 质量部三个部门经理和 公司质量负责人审核． 完成后送仓库 主管办理退货． 注