应用方案53-物流公司会展管理信息系统的应用方案.docVIP

PAGE PAGE 1 应用物流公司信息系统的应用方案 2018年9月10日 方案目标 充分利用现有的设备，采用VB6.0作为开发工具，利用ACCESS数据库建立一个高效、准确、操作方便，具有查询、更新及统计功能的微机管理信息系统，以满足人员进行综合的、模糊的查询及更新要求，完成一套针对国际国内会展物流业务中展品进出口货物、展品进场、运输、装卸、储存、费用结算以及相关财务进行全面管理的系统 方案内容 需求调查是信息系统分析与设计的基础。要开发并实施一个完整的信息系统，必须首先了理解用户的需求，并形成系统需求说明书。在此基础上才能进行系统分析、系统设计和程序编码等工作。由于国内并无相关方面软件，因此是参照部分国外软件模式，但系统设立和操作流程是根据国内会展物流管理惯例。 1.现行系统业务流程 在传统的企业会展物流系统的供应链中（如图1所示），是没有物流配送中心的，物流配送中心一般是大中型生产企业或商业连锁企业自有的内部机构，是企业内部物流系统专业化的产物，它按照企业产品或商品的综合特性进行设计，只对企业自身负责，服务口径非常狭小。 图1传统企业会展物流系统供应链 2.现行系统存在的问题 在中国举办的各类会展所采用的物流运作仍然采用传统的展品物流管理信息模式。传统展品物流管理运作模式的弊端较明显。 （1）是成本较高，服务水平较低。 由于展览主办方没有指定物流服务商，各参展商要自己寻找物流供应商，来完成展品从参展商处至展览场馆的运输、储存、保管、装卸等作业，以及展览结束后的回运等工作。因为单一的参展商展品物流量较少，难以争取到较好的价格，单位物流成本较高，参展商也难以获得全面有效的服务。 （2）是信息不畅，反应滞后。 由于没有建立展览主办方、参展商、展馆方、物流服务商共享的有效反应的信息管理系统，物流公司必须与会展组织者事先沟通，告知对方何种展品何时到达展览场馆，展览组织者再与场馆方协商确定展品进馆时间；进馆之后，参展商才能开始展台的搭建、布置、装饰等工作。因为各参展商都有自己的物流供应商，信息的流动发生在众多的物流供应商、展览主办方、场馆方之间，线路繁杂，沟通过程中经常会出现信息流通受阻现象，协调困难，导致展品在场馆外滞留或者留给参展商布置展台的时间过短等现象。 3.会展物流管理系统的特点 　与传统物流系统相比，现代会展物流管理系统具有如下特点： （1）服务的专业性 会展活动的特点要求为其提供物流服务的会展物流服务商，必须具有较高的专业化管理水平，必须拥有具备会展物流管理专业技能的人才、畅通的物流渠道、有效的物流配送手段和功能齐全的货物转运与仓储中心、完备的信息网络平台和信息技术作为支撑。因此，专业化程度相对较高是会展物流一个最为显著的特征。 （2）流程的时效性 会展物流活动过程控制非常复杂，在时间上具有很强的阶段性，在空间上具有突发的集中性，在需求上具有双向性和不确定性，这就要求会展物流服务商提供更高层次的快速反应服务。如何在特定的时空里，满足参展商多种应急需求，是会展能否成功举办的关键。 （3）展品的安全性 确保物流过程中的物品安全是会展物流的第一任务。会展活动所需的设备、物品一般由会展组织者采购，而参展商展销产品的运输则在会展组织者的统一调度下自行负责。承运人员在运送过程中要保证物品不发生霉烂、破损、水渍等损害展品原有使用价值的事故，避免因此而造成的供货质量问题导致的会展准备的中断。因此，会展物流服务商必须确保所运送物品不仅及时而且安全的达到目的地，通常还需再返回原地。 （4）信息的实时性 信息化是我国会展产业与国际接轨的一个重要衡量标准。信息传递与共享是保障会展物流管理高效协调运行的重要基础。在会展物流的组织与管理过程中，会展主办方、参展商与物流服务商信息的实时沟通，为会展活动提供高效的物流服务支持，是会展物流服务商的重要目标之一。会展组织管理者应会同各参展商与物流服务商，不断对各种相关信息进行实时监控，并根据反馈信息及时调整会展物流过程中的具体行动措施。 方案实施方式 1．数据流程 会展举办方将会展信息，要求提供给参展商，参展商若参加，择提供相关信息和人员及参展商品到会展物流中心，由会展举办方提供会展场地，将参展商品展示给参观者，并提供相关反馈信息给参展商。 2．操作流程 会展是一个系统工程，组展、展品运输、展台搭建、展览本身，环环相扣，任何一个环节出现问题都会影响到展会的顺利进行。作为为会展提供后勤服务的会展物流，其运作流程大致可分为运前、运中、进馆、展后4个阶段。 (1)运前。 作为会展物流的服务商，其服务的客户类型是很多的，要运送的货物种类也是很多的。因此，物流服务供应商需要了解不同客户的不同需求，以及所要运输货物的性质和运输要求，在此基础上才能制定物流方案。 其中，提供会展物流服务的供应商一般都是由会展主