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行政办政策与程序
E.O-ZC-011
订立部门：行 政 办
标 题：部门业务档案管理制度
订立目的：完善内部管理，保存饭店机密与资料。
程序内容：
程序制定：
政策批准：
1、为广告印刷品的客用宣传品建档， 档案含广告、印刷品、客用宣传品的设计样品、成品等以及有关文字说明，如单位、价格、尺寸、联系地址等内容。
2、为酒店各种大型活动和接待贵宾拍的照片建档， 把底片、照片分别存入文件夹内编号存档，并要注上拍摄的时间、地点、人物和内容等。
3、为协议书和有关重要文件、 公关宣传策划方案分别建档， 将协议书原件编号放入档案柜中，妥善保管。未经部门经理批准，不得外借，并注意协议价格的保密，此类材料如需查借，需经部门经理同意后在登记本上签字，注明所借文件名称、借者、借期等，并不得带出店外，过期作废的协议书和有关文件，需交经理安排定期处理。
4、所有由部门收到或发出的信函，都要及时给予回复并保留原稿存档，以备查阅。
5、酒店内部运行的各种表格单据，如营业报表，接待通知单、备忘录、内部通启、
订房单、预订单等由文员统一存放在相应的文件夹中存档，以便统一处理。
6、严禁违反操作程序使用电脑，避免流失资料。
制度说明
制度是以 执行力为保障的。 “制度”之所以可以
对个人行为起到约束的作用， 是以有效的执行
力为前提的，即有强制力保证其执行和实施，
否则制度的约束力将无从实现， 对人们的行为
也将起不到任何的规范作用。 只有通过执行的
过程制度才成为现实的制度，就像是一把标
尺，如果没有被用来划线、测量，它将无异于
普通的木条或钢板，只能是可能性的标尺，而
不是现实的标尺。制度亦并非单纯的规则条
文，规则条文是死板的，静态的，而制度是对
人们的行为发生作用的，动态的，而且是操作
灵活，时常变化的。是执行力将规则条文由静
态转变为了动态，赋予了其能动性，使其在执
行中得以实现其约束作用，证明了自己的规
范、调节能力，从而得以被人们遵守，才真正
成为了制度。
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