记录控制程序DFCPQEOMS-44.docxVIP

目的 对DFCm勺记录进行有效的控制和管理，以保证能提供生产经营管理活动有效运行的提 供客观证据，为验证和制定纠正和预防措施提供依据。 适用范围 本程序适用丁与产品质量和体系运行有关的记录控制，包括来自供应商的记录控制。 引用文件 ISO/TS16949 2002《质量管理体系 汽车行业生产性和相关服务性零件组织应用 ISO9001: 2000的特定要求》 GB/T24001 — 1996《环境管理体系 规范及使用指南》 OHSAS18001-2001《职业健康安全管理体系 规范》 术语 无 职责 5.1综合管理部负责记录的标识管理，并指导各部门建立、保存和管理有关记录。 5.2各部门负责按本程序规定的要求对本部门或本系统的记录进行控制。 6.工作流程 责任单位 工作内容 记录 各单位 6.1根据体系运行的要求，编制记录和表格，经相关人员审核、 比准后分发实施；其中表格的设计由各单位领导审核，主管经理 准后，由综合管理部『编号；记录的保存期限结合记录的用 k 国家法律法规要求和档案管理的要求设定。 6.2对来自供应冏的相关记录，由归口部门按原格式予以分类编 b和保存。 6.3各种记录和表格都应有名称、编号、顶俏、版本号等识别标 k综合管理部『按如下规则进行编号： DFCP公司代号）XX各部（室）简称 XXX记录顺序号 A版号 位 6.4记录活单，收集汇总记录，编制 受控文件/记录活单，经部 n审核、主管经理批准后，发放实施 记录活单 6.5每年进行一次记录活单有效评估 各单位 6.6记录的填写要求： 记录要按规定要求填写，确保记录的真实、完整、字迹活晰、 n确、可追溯； 记录表格一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂 改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预 〃措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始 己录表格上采用“划改”并盖章或签名形式进行更改，但应保留 有记录表格的可识别性；凡涂、贴、刮方式改动的记录表格一 “作废。 填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。填写时字迹  要活晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须填写全名。 #合管理部 6.7记录表格的印制：记录原则上采用表格方式（特殊情况除外） 写，记录必须有规定的编号，表格中一般应设制编制、审核、 批准及日期栏目。各程序规定的记录表格及各部门（包括本系统） 用的记录表格均在每年10 —11月份，将下年度记录表格的需求 计划经部门领导签字后交综合管理部， 由其编制记录表格需求计 可，交米购部实施。 ，相关部门 6.8记录分析评估和分发：对米购、销售、生广和检验及供应商 顾客的记录，记录人员要及时进行分析评估，分析质量数据的 趋势和潜在问题，并将存在的不合格和可疑异常情况及时报告本 门领导及相关部门，以便及时采取纠正和预防措施；必要时将 目关记录提供给顾客。 各相关部门 6.9记录的收集、归档： 各部门按体系文件规定形成的记录，由各类人员负责填写， ?审核后，按规定的时间和要求向有关部门或人员传递。 各记录保存的部门负责收集和管理体系文件规定而形成的 1己录，按月进行分类汇总，装订要整齐、结实、 美观，便丁检索， “进行分析。 各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮、 少光、防尘、防有害生物、防污染等工作。 各部门 6.10记录的查阅/借阅： 查阅/借阅记录必须经记录管理人员同意后，方可查阅 /借 阅。与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅 /借阅。 原则上只限在保管处查阅记录，外借必须填写“记录借阅 单”，经记录保管部门领导批准后方可借阅。 查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改和撕毁， 保护记录的完整和活洁，由各部门负责对借阅归还的记录进行检 k 检查是否有拆贞、更改等情况发生，发现以上问题时，要追 究其查阅/借阅者的责任。 顾客查阅记录时，须经记录保管部门主管副总经理批准后， *可办理查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方 更。 体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提 族需要检查的记录。 出丁法律证实、处理质量纠纷或其他目的的需要借阅记录 寸，经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。 各部门 6.11记录的处置： 超过保行期限的记录，由各部门记录管理人员提出记录销毁 申请，填写“记录销毁申请表”，经部门领导批准后，由记录管 人员执行销毁，部门领导进行监销。 记录的处置方式为焚烧或粉碎。 7.支持性文件 无 8.质量记录 ）丁与 名称 保存期限 编勺 1 记录明细表 长期 DFCPZH010A 2 记录表格增、减更改审批单 五年 DFCPZH012A 3 记录借阅单 三年 P DFCPZH013A 4 记录销毁申请单 三年 DFCPZH014A 标记 处数 更改文件