关于马钢企业档案管理的发展历程及未来构想.pdfVIP

关于马钢企业档案管理的发展历程及未来构想 论文联盟 www.LWLM.com 编辑。 　　马钢是中国特大型钢铁联合企业 ,马钢拥有中国最大的火车车轮和 H 型钢生产线 ,是中 国火车车轮和建筑用钢的生产基地,也是中国最大的国际化上市公司之一。其年产钢量已 经突破 600 万吨。马钢企业档案管理是马钢企业管理的重要组成部分。马钢两公司档案实 行统一领导 ,分级管理原则 ,马钢档案处(馆)两块牌子一套班子,是马钢各门类重要档案保 管和对二级单位档案工作进行指导、监督和检查的职能部门。 1　马钢档案管理的历史脉 络 企业档案是企业生产、经营、管理活动中有价值的历史记录 ,它直接记述和反映企业活 动,是保存备查的各种企业文件材料的总称 ,是企业多年积累的知识财富。企业档案管理 , 是档案学中一门分支学科 ,也是企业管理学中一门分支学科。企业档案管理主要研究企业 档案和企业档案工作产生、发展及管理的原则和方法,是实践性较强的应用学科。回顾马 钢档案管理走过的路程,充分说明企业档案管理受限于企业规模及企业管理水平的制约。 笔者从企业档案的构成、企业档案的载体门类和企业档案的管理体制、管理形式、管理方 法、管理原则和管理观念等方面试谈一下企业档案管理的发展历程及未来构想。 马钢企 业档案管理从时间的划分上经历了以下几个阶段的发展历程 : 第一阶段 :企业档案的创建 及文革阶段(1954-1977) 。马钢档案管理始于1954年 ,那时由于矿山建设需要指定一名同 志兼职管理资料。1958年马钢公司成立 ,次年在经理办公室便成立了马钢中心档案室,马钢 档案管理逐步展开。1966年 “文革”开始后马钢档案受到了严重冲击,机构撤销人员调离 , 政企分分合合 ,档案隶属关系多次变更。第二阶段 :企业档案的恢复整顿阶段(1978-1987) 。1979年遵循档案工作恢复、整顿、充实、提高的方针 ,公司办公室恢复了档案科 ,并制定 了一系列规章制度。但这时马钢公司的档案管理,特别是马钢二级单位的档案室、档案管 理还处在分散管理阶段。企业称之为档案的是指企业中的党、政、工、团形成的纸质材料 ,企业中的图纸被称之为资料。这一阶段的企业档案 ,大多数散存在形成部门的个人手中, 企业中的资料室收集范围只局限于图纸。管理手段为手工编目、手工整理、登记、统计等 ,提供利用途径主要依靠目录卡片。检索工具单一 ,查询效率较低 ,常常出现漏检和查找不 到的情况,档案的价值无法得到充分的利用。 第三阶段 :企业档案开拓发展阶段(1988- 2000) 。1988年公司将档案科更名为马钢档案管理室 ,赋于其集中统一管理公司各门类重要 档案和检查、督促、指导二级单位档案工作的职能。马钢各二级单位纷纷成立综合档案室 ,开始了真正意义上的集中统一保管各门类档案。企业档案的收集范围已经扩大到文书档 案、科技档案、财务档案、人事档案等。此阶段的企业档案管理已经开发或引进了计算机 管理系统 ,实现了档案管理计算机编目,解决了档案手工检索的困难和内部管理效率的问题 ,同时档案的价值也得到了部分体现和利用。但这个阶段的计算机管理只局限于条目检索 阶段,档案信息缺乏企业信息系统的支持,从而导致了机构整体利益受限、效率低下和资源 浪费。 第四阶段 :就是现阶段企业档案管理的并轨阶段。这个阶段既是现代化发展对企业 档案工作提出的具体要求,又是企业档案部门充分调动各方面积极因素提高管理工作效率, 克服自身不足的有效阶段,同时它也标志着企业档案从经验管理向科学管理迈进。随着企 业规模的提高,企业档案管理现代化系统与企业核心业务结合 ,形成高效协作和集成化的企 业信息链。档案人员需要参与到企业的生产、经营、管理等业务环节中,了解企业的生产 、经营、管理、销售情况,及时调整馆藏内容和提高服务质量。档案的实时性归档和归档 媒介的多样化 ,要求档案人员有更高的应变能力和主动服务意识,从而提高用户的满意度和 促进企业的运转效率。在此阶段 ,档案信息管理已经融入到企业的信息管理系统,为企业信 息管理系统提供有效的信息资源支持,也为以后的知识管理打下稳定的基础。但这个阶段 的企业档案管理由于既有传统的手工管理模式,又有现代化的管理模式这样双轨并行,所以 面临着的问题表现如下 : 一是档案观念依然滞后,档案价值未被充分认识。企业中大部分 员工,甚至企业中高级管理人员 ,对档案的认识还停留在企业档案发展的第一、第二阶段上 ,没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源 ,档案不但要记录历史,还要服务于 现实,档案除了有纸质档案外,还增加了电子档案这个新成员 ,数字化平台是企业档案管理 的新舞台。 二是为了提高企业运转效