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文书档案整理技术 主讲人 ：路光文  2011  年  8  月 前 言 依据国家档案局 2000 年 12 月 6 1 日正式实施的《归档文件整理归则》和经 国家档案局局务会议审议通过、 2007 年  日发布、 2001 年 1 月 2006 年9月19日 1 月 1 日实施的《机关 文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》  (8  号令）的规定与 要求，让大家对新的文书档案整理规则有一个基本的了解，  掌握 一定的整理技术， 将在下面的内容里向大家具体介绍文书档案收 集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、装橱的整理方法与 技术。 一、收集 做好文件材料的收集工作， 确保归档材料的齐全与完整，是进行档案整理的基础和前提。 1、收集工作的存在问题 （1 ）归档的范围不够科学， “该收的没收，不该收的一大 堆”； 2 ）外来的文件中宏观的、普发的、重复的文件较多，而本单位的、具体的文件不突出； 3 ）极大地影响了档案利用工作的正常开展。 2、收集工作的遵循原则 1 ）坚持“以我要为主” 的 “职能 ”原则； 2 ）坚持“突出反映本单位”的“工作特色”原则。 3、收集工作的简易方法 1）收文——与本单位人和事有关、需贯彻执行的职能业务文件要重点归档； 2 ）发文——要全部归档； 3 ）帐外文件——本单位非红字头文件要注重归档。 4 ）电子文件——必须打印纸质载体同时归档。附件 1：文件材料归档范围 1）上级、同级机关 :需要贯彻执行的文件材料； 2）本机关：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3）下级机关 :报送的重要文件材料； 4）其他方面： 对本机关工作具有查考价值的文件材料。附件 2：文件材料不归档范围 1 ）上级机关：普发性不需本机关办理的文件材料，任免、 奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不 需办理的） 2 ）同级机关：不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的） 3）本机关：重份文件，无查考利用价值、事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相 2 抄送的文件材料， 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关 无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （临时、重份的） （ 4）下级机关：供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报 的 文 件 材 料 。 （ 供 参 阅 的 ） 二、装订 归档文件应以“件”为单位装订； “件”是归档文件的整理单位； 一般以每自然件为一件。 界定 件 的范围 1 ）正本与定稿为一件 ; 2 ）正文与附件为一件 ; 3 ）原件与复制件为一件 ; 4 ）转发文与被转发文为一件 ; 5 ）来文与复文可为一件； 6 ）文件签批单与正文为一件； 7 ）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件； 8 ）一个事由紧密联系的相关文件可为一件； 9 ）汉文本与少数民族文本为一件； 10 ）中文本与外文本为一件。 确定装订顺序 （1）正本在前 ,定稿在后 ; （2）正文在前 , 附件在后 ; （3）原件在前 ,复制件在后 ; 3 （4）转发文在前 ,被转发文在后 ; （5）复文在前 ,来文在后； （6）文件签批单在前，正文在后； （7）结论性材料在前，依据性材料在后； （8）文本在前，图表在后； （9）汉文本在前，少数民族文本在后； （10 ）中文本在前，外文本在后。 装订方式和要求 （1）去金属物。永久、 30 年的档案装订前要求去掉金属物 （短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外） ，10年的档案不要求。 （2）装订位置。永久、 30 年档案要在左侧装订 ,10 年档案不作要求，但要确保档案安全。应当注意：如左侧装订线内有图 文 , 无需贴边 ,可在左上角装订 ,若左上角仍有图文 ,也可在其它方便位置装订。 3）对齐方式。左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。 4）装订材料。 文件装订材料应符合档案保护要求， 一般使用白线装订或无酸浆糊粘贴。 5）装订要求：装订要结实美观 ,无掉页压字等现象。 三、分类 分类就是指全宗内归档文件的实体分类。我们所说的 4 实体，就是指文件。 将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别构成有机体系的过程就叫做分类。 1、确定分类方法 （1）基本分类法：分类方法通常有—年度分类法、机构 (问题 )分类法、保管期限分类法。 （2）复试分类法：在实际工作中，单纯采用一种分类方法 的情况是比较少见的 , 可将上述 3 种