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浅谈秘书工作中的沟通协调职能 姚冰玉 （江苏省城市职业技术学院 张家港 215600） 本文阐述沟通在秘书工作中的重要性，沟通协调有利于更好地处理人际关系，从秘书工作中所需的沟通流向上，将其分为横向沟通和纵向沟通。再对横向沟通和纵向沟通进行详细论述。秘书沟通协调的特点，秘书协调工作的原则，以及秘书沟通协调的策略。 1．沟通协调在秘书工作中的重要性 从管理学的角度讲，沟通是指在组织中各部门之间、层次之间、人员之间凭借一定的媒介和通道传递思想、观点、情感和交流情报、信息、意见，以期达到相互了解、支持与合作．从而实现组织和谐有序运转的一种管理行为或过程。沟通是人们传达信息、交流感情和思想的桥梁，是人们相互了解和影响的行为过程，本质上体现着人们的利益关系和文化需求关系。沟通的过程正是相互了解的过程，进而相互理解、融和、认同，达到共赴愿景的目的。而人们积极主动的沟通行为无不是为了影响他人的思想和言行闭。 协调是指管理者为了确保组织目标的实现。运用沟通等方式使活动中的各个因素、环节、层次结合起来、形成合力的行为过程。从哲学意义上看，协调是指事物存在的一种和谐有序的平衡状态。 秘书部门在各类组织中处于中心枢纽位置，能贯穿上下，沟通内外，联系左右。秘书要做好工作，首先要处理好工作中的人际关系。这就决定了沟通协调是秘书的重要职能。协调工作是系统内部运动不 停顿的调节组合工作，也是深入细致的思想工作。孔子云：“言不顺，则事不成。”我们在协调工作的过程中，需要借助沟通技巧，化解不同的见解与意见，建立共识，推动工作。因此，秘书的沟通协调能力非常重要。 2. 秘书沟通的分类 根据社会沟通的向度，我们可以将秘书沟通可以分为横向沟通和纵向沟通 2.1横向沟通 横向沟通指的是同一权力层次上进行的沟通。美国学者费尧(Henri Fay01)最先提出其横向沟通理论，他发现许多组织内部同—级的功能单位的相互沟通，往往是一方向上层传递，到达最高层后再向下层层传递，直至另一方。他认为这种沟通方法既无效率又花时间，因而创立了横向沟通的概念，主张同一层级的功能单位之间有沟通的回路。人们在习惯上都将组织内的横向沟通称为“费尧桥”。 对于企业内处于不同方面、扮演不同角色的单位和个人来说，横向沟通具有增进其相互问的了解，协调其相互问的活动，解决其相互间的问题或矛盾等方面的功能；对于企业内的纵向沟通来说，横向沟通是一种功能补充，它不仅减少了纵向沟通的环节，而且帮助消化纵向沟通所传递的朗。总之，研究和促进企业内的横向沟通，对于企业的良性运行和协调发展也具有重要意义。 ’ 由于我国整个社会中的横向沟通比较缺乏，因而企业中的横向沟通也比较缺乏。具体表现为如下几个方面： 一是条条分割。即企业内的不同职能部门或机构之间缺乏相互沟通。企业内的多头决策、重复性的会议与文件都是由此而引起的。 二是块块分割。即不同的生产单位之间也缺乏经常而必要的沟通。加工厂里的车间乃至班组之间缺乏相互沟通，本来可以通过不问的生产单位之间的直接沟通就能解决的问题，硬是要通过上级领导出面的间接沟通来解决。这种宁愿兜圈子，也不愿走“费尧桥”的现象比较普遍地存在于我们的企业之中。这不仅浪费了人力、钩力和财力，而且浪费了时间。在现代化建设中，时间的浪费是最大的浪费。 · 三是条块分割。即企业的职能部门与基层生产单位之间也缺乏沟通。如劳资部门要调入或调出某一职工，生产单位往往不知道，而生产单位奖励或惩罚某一职工，劳资部门往往也不知道。这种互不知道必然伎其相互之间产生隔阂甚至矛盾，必然影响企业管理效率的提高。 2.2纵向沟通 纵向沟通是指不同层次或不同级别的人或集团间的沟通。就信息传递的方向而言，纵向沟通主要有自上而下和自下而上两种，因此，我们称它为“双向链”。企业内的纵向沟通主要是指上级与下级、组织领导与组织成员间的沟通。从信息传递的方I勺看，纵向沟通又分为自上而下和自下而上两种形式。下面分别予以论述。 (一)自上而下的沟通 在企业内的纵向沟通中，自上而下的沟通占主导地位。一般说来，企业的计划、规范以及领导都是靠自上而下的沟通来实现的。自上而下的沟通至少具有如下三方面功能： 一是保证企业目标的实现。即通过自上而下的沟通来布置生产任务，督促和检查工作，以促使各方面各层级的人通力合作，实现其组织的既定目标。 二是促进企业的新陈代谢。即通过自上而下的沟通经常向企业职工通报新情况、新经验、新技术及新思想，不断促进企业机体的新陈代谢，使其充满活力。 三是推动企业的思想教育。即通过自上而下的沟通经常向职工进行政策教育、法制教育、纪律教育、职业道德教育等，以保证企业目标的实现。 以上三个方面也可以作为我们检查和衡量自上而下沟通的效