无纸化办公地分析与实施方案.docxVIP

实行无纸化办公的建议 及实施方案 近年来， 随着我公司的业务不断开展， 在日常工作中各种纸质单 据、文件、档案的使用量和使用频率越来高，公司的运营成本也在不 断增高，而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理，无形中 也耗费了大量的时间降低了办公效率。 在当今计算机被广泛使用， 计 算机网络日益普及的情况下， 为适应现代化企业发展的需要， 节约办 公成本，提高办公效率，倡导“低碳、环保、绿色”理念，我建议公 司着手推荐“无纸化办公”进程。 一、 无纸化办公的好处 1、有效地提高了工作效率 提高效率、 信息共享、 协同办公是大多数企业实行无纸化办公的 最主要的出发点。通过无纸化办公，公司的会议纪要、工作总结、质 检报告、通知通告等等，都可以通过内部网络或 OA 系统（办公自动 化系统）向特定对象予以发布，节省了大量文件印发、转送、通知等 方面的时间、 人力和物力， 同时，运用电脑进行操作后， 文件的存档、 查找等更加方便，快捷，从而大大地提高了工作效率。 2．更好地体现了绿色环保 无纸化办公除了让大家“省力” ，极大提高工作效率之外， “绿色 环保”也是现在现代化企业采用网络互联办公的一个重要原因。 利用 互联网络进行无纸化办公， 在不知不觉中纸质文件大量减少。 从小的 方面说节约了纸张也就是节约了钱，从大的方面说，符合 国家提倡 的绿色环保政策，为保护环境贡献一份自己的力量 。除此之外， 还大大减少其他如印刷、 打印、订书钉、曲形针、大头针等办公费用。 二、 具体实施办法 结合我公司实际，建议先从公司档案管理方面率先实行无纸化， 具体措施： 1、纸质档案进行统一化编码，实现中心一库的档案管理 。我 们可以根据业务分类， 由各部门制定统一的档案分类编码， 保证档案 的统一性和惟一性， 和电子档案一一对应， 为档案在各部门之间的调 用和流通，为实现业务的异地办理提供物质基础。 2、建立公司内部服务器网络，连接局域网至公司各部门，形成 横向通道， 为下一步衔接办公系统打好基础。 针对电子文件与纸质文 件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个 “通道”：即配置扫描仪、数码相机等设备，将纸质文件通过扫描、 拍照等科技手段使其影像化、电子化，建立“准及时”的影像系统。 3、建立档案信息安全机制。一方面要保证信息利用安全，要建 立层次分明、 角色明确的信息利用机制， 建立档案数据的保存、 迁移、 及校验机制确保信息安全。另一方面要加强硬件（计算机、服务器） 的安全管理和软件的安全管理。 硬件方面严把信息存储介质载体质量 关，做好二级备份、多级备份，为电子文件的长期保存打下基础。软 件方面就是使用专门、规范的档案管理软件，通过规范管理系统、规 范权限密码管理，多层结构，加密通讯等安全控制方法，有效地保证 系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、 修改和破坏。 4 、进行业务培训，提高管理水平。我们应该加大档案管理人员的 培训，学习《档案法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等相 关法律法规， 提高电子文件管理意识， 尽快做好传统档案管理向数字 化管理的转型工作，努力提高档案管理水平。 无纸化办公给我们带来了便捷、 高效的办公环境， 虽然目前还有 很多的不足之处需要我们去不断完善， 但我相信， 随着办公自动化技 术的不断创新， 随着人们对无纸化办公意识的不断提高， 无纸化办公 会离我们越来越近。