综合秘书科会议工作规范.docxVIP

最新整理综合秘书科会议工作规范 一、 会议方案 （一） 市政府全体会议、常务会议市政府办公室综合秘书科负责拟制会议 方案；其他会议 市政府办公室业务科室或承办单位拟制会议方案。建议方案主 要包括：会议时间、会议地点、会议内容、主持人、参会人员、会议议程、会务 分工、是否需要市委宣传部安排宣传报道、纪要 及信息公开等。 （二） 各单位单项性工作或非全市性工作会议，应在本单位会议室或其他地 方的会议室召开。确需以市政府名义召开的，应于会前3天与市政府办公室综合 秘书科联系，落实好会议室，并拟制会议建议方案送审。 （三） 部门拟制的会议建议方案送市政府办公室联系的业务科室初核， 经秘 书长或联系副秘书长审核后，报出席会议的最高领导审定。 （四） 经领导审定后的会议方案，承办单位打印活样，并附领导签审稿提前 1天抄送市政府办综合秘书科和市政府总值班室。 二、 会议通知 （一） 经领导审定后的会议方案，如通知内容不够活晰，承办单位应另起草 会议通知。会议通知主要包括：会议时间、会议地点、会议内容、参会人员、相 关事项（报名报到方式、联系人姓名及联系方式、会议要求）等。会议通知经市 政府办公室综合秘书科审核后， 市政府总值班室按要求发布并及时收集参会人 员名单。 （二） 国务院、省政府召开的电视电话会议，届综合性会议的， 市政府办 综合秘书科按照会议要求拟制会议通知，经秘书长同意后发布；届业务性工作的， 业务科室按照会议要求拟制会议通知， 明确是否向区市县继续召开会议等， 经秘 书长及联系副秘书长同意后发布。 三、 会前准备 （一） 市政府办综合秘书科在会前半小时负责做好市政府会议室的音响调试、 灯光效果，督促物业公司在会前1小时前做好活洁卫生，指导承办单位做好会场 布置、茶水服务、摄录等会务工作。市政府主要领导组织召开的会议，综合秘书 科要在会前提供请假人员名单或区市县参会人员名单。 （二） 联系科室或承办单位负责在会前提前主动协调有关方面做好会议材料 准备，印制会议议程、座次表等材料，制作会标和座牌。会标一般为红底白字， 按规范样式和字体制作。会议使用统一制式座牌。除领导特别要求，一般市长、 副市长、秘书长、副秘书长用人名座牌，其他参会人员用单位名称座牌。 （三） 承办单位要根据对参会人员的要求， 提前做好会议签到等工作，逐一 核对到会人员，并将到会情况在会议召开前报会议主持人。 （四） 国务院、省政府召开的电视电话会议， 市政府办公室综合秘书科联 系市委办或中国电信分公司等单位确定会议地点。承办部门具体做好会场布置、 茶水供应、会议签到等会务工作。 四、 会场服务 （一） 承办单位要明确具体工作人员，全程负责会务工作。会议签到一般应 提前1小时就位，签到人员负责引领参会人员就座，茶水服务可 市政府办公室 综合秘书科安排会务人员协助。需要使用多媒体等设备的，承办单位应于会议召 开前1小时调试完毕。 （二） 承办单位要提醒和督促参会人员保持会议室的活洁卫生， 爱护会议室 内的设施和公共财物，若有损坏照价赔偿。 （三） 会议结束后，承办单位应及时对会场进行 ，收集座牌，完毕后与市 政府办公室综合秘书科及时办好交接手续。 五、 会议记录 （一） 市政府全体会议和市政府常务会议综合秘书科负责记录和录音工作， 其他会议联系科室或承办单位做好记录和录音工作。 （二） 会议结束后，责任科室或承办单位要及时起草会议纪要、通报送审。 （三） 承办单位要对会议材料、会议记录（录音）、会议纪要、会议通知、 签到表等资料进行并归档保存。 六、 信息公开 凡需主动公开的会议信息材料、宣传报道脚本， 会议承办单位或宣传媒体 草拟，经市政府办公室联系的业务科室把关，送领导审定后公开或宣传报道。 七、 会议纪律 （一） 各类会议方案必须按程序送审，不得直送领导个人审签。 （二） 承办单位为会议承办主体，会前、会中、会后各环节必须落实专人负 责。 （三） 参会人员必须按会议通知要求参加会议， 因特殊情况不能到会的，要 事先向会议主持人请假，明确代替出席会议人员，并书面向市政府办公室请假备 案。已按程序履行请假手续的，需提前将已审批同意的报批单、 请假条等复印至 市政府办综合秘书科备案。 （四） 参会人员应至少提前10分钟进入会场，须遵守会场纪律，不得迟到、 早退，不得频繁出入会场、打接电话、玩 xxxx游戏、交头接耳、打瞌睡等。 （五） 凡不按程序送审会议方案、不按程序要求履行请假手续、不遵守会议 纪律的，相关单位写出书面说明，情节严重的通报批评。