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酒店旅游团体接待工作程序 酒店旅游团体接待工作程序 预定和接待 预报与确认 接到国内外旅行社传真或书信订房，先与预订部联系，了解要求订房日期是否能安排，然后交领导 批示，汇报有关事宜。 领导批示后，复传真或书信确认订房。 确认传真，书信发出后，复印一份交预定部订房。 把订房及批复的传真、书信放到该旅行社的档案中，同时要作工作记录，注意其订房的时间变更及 人数增减，及时汇报并与预定部联系，通知变更情况。 准备工作 按照对方订房单(机、车票、接送服务等)要求，与各部门联系落实。 团队抵达前要检查房间是否按要求安排好；落实订餐，记录该团队进餐的地点。 检查机、车票及提出的要求是否落实。 了解其准确的抵达时间，与有关的旅行社联系或找到该团地方陪同人员， 搞清有关接送及活动安排 情况。 接团 团队抵达时，要与领队联系，了解是否有另外的问题出现或提出什么特别要求，同时落实该团进餐 时间，通知宴会部或餐厅。 与行李组联系，迅速把该团的行李送到楼层、房间，记录领队的房号，以便随时联系。 与旅行社的书信、传真来往和签订合同 ⑴书信 接到书信后，要了解其内容，针对具体的情况，向领导汇报 (特别是报价信)。 复信写好后，要认真检查，交领导审阅认可后，盖上本部门的印章，复印一份留档，把原稿寄出。 ⑵传真 接传真后，了解其内容，向领导汇报，请示处理的方法。 复传真时，要注意检查电文，特别是报价传真，一定要