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如何正确的询价 “询价(Request for Quotation) ”是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、 了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态 性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会有问题。但是在新产 品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应 商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品 质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价 文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考 虑包括下列几个主要的部分。 　　1、询价项目的 “品名”与 “料号” 　　首先，询价项目的品名 以及料号是在询价单上所应比备的最基本资料。供应商必 须知道如何来称呼所报价的产品，这即是所谓的品名 以及其所代表的料号，这也是买 卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。料号因为在每一客户中有 其独特的代表性，在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位 数，其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚 至可能变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种 类为佳。 　　2 、询价项目的 “数量” 　　通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格 的计算。数量资讯的提供通常包括有年需求量、季需求量甚至月需求量；不同等级 的需求数量，如数量为500K，1M，3M 等等；每一次下单的大约订购数量；或产品生 命周期的总需求量。除了让供应商了解需求量及采购的形态外，也可同时让供应商分析其 自身产能是否能应付买方的需求。 　　在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采 购量予以膨胀。此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在 真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是在其他方面减 少对客户的服务，或停止供应，到头来得不偿失的还是自己。因此，对需求量的资讯应很 实在的与供应商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、 持续供货的目的。 　　3、询价项目的 “规格书” 　　规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最新版本的工程图面、测试规格、 材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，如果 图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外 的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语(Bilingual)形式 呈现以利沟通。若工程图面可以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的程 度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG 、IGES 、DXF 、PRO/E 等等，以方便 供应商转换图档。不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在 图纸上的工程图面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。 　　4 、询价项目的 “品质”要求 　　表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。采购 人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务 的不同特性，综合使用数种方式来进行。 　　①品牌(Brand or Trade Names) ：一般而言，使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易 的，不仅能节省采购时间、降低采购花费，也同时能降低品质检验的手续，因为只需确认 产品的标示即可。不过，具有品牌的产品其价格通常也比较高，购买数量不多时使用品牌 方式采购反而比较有利。 　　②或同级品(Or Equal) ：其意义指的是具有能达到相同功能的产品，决定是否允许使 用可替代的同级品报价也应在询价时注明，同级品的确认使用必须要得到使用单位的接受。 　　③商业标准(Commercial Standard)：商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、制造 工法等等，都有一个共通的完整描述。对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件，使 用商业标准可以免除对品质上的误解。 　　④材料与制造方法规格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：当对材料或 制造方法有特定的要求时，必须注明其适用的标准。如果要求注明为DIN 欧规时，其相对 应的CNS 或JIS 规格也最好能予以注明。 　　⑤性能或功能规