十倍数工作法测--办公软件整合应用.pptVIP

十倍数工作法则--办公软件整合应用 讲师：杨舜仁 时间：2005.11.20 讲师杨舜仁 Sooner 简历 课程大纲 数字时代知识经济趋势 专业人员知识管理PKM概论 数字工作与时间管理介绍 文档管理与知识库规划创建 资源库管理介绍 通讯管理介绍 行动工作管理介绍 科技推动产业的变革 市场的改变 产业与社会生活的速度变快 消费者要的更多更个人化服务 行销的管道多元化 消息科技的成熟发展 网络带来国际行销的冲击 数字时代(eBusiness)的两种专业 运用企业信息化生成优势 提升使用者生产力，维持企业竞争优势 运用全球消息网络，随时掌握最新消息 内部消息全员共享，上通下达便利迅速 减少电信往来费用，大幅降低经营成本 数据库详实而完善，造就企划经营实力 企业E化未来重要趋势 未来的核心竞争力 有效率学习能力 知识集成创新应用 企业与主管的四个e化 通讯与网络集成的趋势 Any person can do anything in any way at any place at any time !! 任何人、任何时间、任何地方、以任何方式做任何事。 从四面八方来的消息(E-mail、传真、留言)，如何自动且＂ 实时＂的通知到自己？ 以科技工具建立时间管理架构 创建专业人员知识管理系统 工作效率的基础精神 一次就把事情做对最好 尽量不要做重覆的事情 工作要有累积性 尽量善用工具 减少劳务性工作 规划创建数字工作系统专业人员数字知识管理 (Professional Knowledge Management,PKM) 专业人员工作效率化 工作管理的方法 规划建立PKM工作系统有计划的工作 工作效率的基础精神 一次就把事情做对最好 尽量不要做重覆的事情 有计划的工作 工作要有积累性 尽量善用工具 减少劳务性工作 个人信息管理 PIM Personal Information Management 个人信息收发信件 个人行事历管理 电话名片管理 代办事项管理 每天备忘记录 轻松建构 Outlook /NotesPKM 工作管理系统 整合训练 日历 Calendar 任务 To Do List 便笺 Notes 联系人 Contact 电子信箱 E-mail 轻松建构个人PKM管理系统 Outlook 集成训练 日历 任务 便笺联系人 邮件 日历 任务 便笺 联系人 工作时间管理与项目管理 日历、任务指派 、工作备忘 与联系人结合的高级功能 待办工作清单 每日待办工作清单 (To Do List for the day) 每周待办工作清单 (To Do List for the week) 例行性工作清单 例行经常性工作流程 项目工作时程表 以检查表的概念，减少不重要事情的细节规划以及执行重复动作时间的浪费，避免遗忘，把时间留给更重要的工作的思考与创造 一次就把事情想周详，做对、做好 善用计算机科技 文档管理e化 通讯录e化 行事历e化 时间管理工作管理e化 通讯管理e化 情报管理e化 工作管理系统化 将工作以清单化 项目化 系统化 每周工作管理清单 每月工作管理清单项目工作管理清单 PKM文档文件管理 文档管理的困难 文档到处有 要找多没有 实体电子文档没有集成 归档方式缺乏统一架构 实体文档文件寻找费时 信息来源与型态太多无力处理 相同文档版本太多 文档组分享困难 行动工作文档管理不易 环境风险多文档安全保管不易 文档管理重点工作 文档的定义 文档的收集 文档的命名标示 文档的保存 文档的搜寻 文档的分享 文档的安全 文档文件的种类型态 公司基本资料 商品企划书 商务合约书… 实体非电子档形式文档 包含纸质类、摄影类 如照片幻灯片 声音图象类 如影片、录音带、录影带等 何如何快速数化扫描相关文档 分类下标语 保存分享 电子档文档电子信箱管理 公司文档 商品文档 企划书等等 多媒体文档管理 电子文件种类 文书文件(EX: .DOC .XLS .PPT .TXT .HTML …) 图象多媒体文件 (EX: .JPG .AVI .BMP .TIF .MPEG…) 照片 音乐动画图表 数据库表单 (EX: .MDB .DBF .XLS .CSV….) 电子信件 备忘记事摘要 网页文档 我的最爱 个人文档管理 重要原则 集中 单一 标准 集成 安全 集中创建个人文档知识库 硬盘分割将文档集中 至第二或第三硬盘 集中创建个人单一文档知识库 集中管理 利于管理 避免重复 降低风险 文档管理的单一性 相同的文档尽量集中单一 避免复制相同的文档创建文档主从性与版本管理制度 资料夹的单一 文档资料管理架构--标准化 文件的命名 文件的存档架构 文件的关键字 文件的摘要