办公室管理制度vv.docxVIP

办公室管理制度 第一章总则 一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作 更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。 二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。 三、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力 求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有 效开展。 四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计 划、每月有总结的工作目标。 第二章职责范围 一、 办公室管理人员，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工 作。 二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、 资料信息收集编撰等文字工作。 三、 负责公司招投标事宜及标书制作、工程预决算、合同文件管理、 工程项目相关资料文件管理、资质文件管理、办公用品采购及管理、 组织相关会议、收集网络相关信息等工作，保证各项事务有序开展。 四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。 五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好客户接待和公 司的各项文化宣传等工作。 六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出 整理，当好领导参谋。 七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作。 第三章工作规范 一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为 规范。 二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。 第四章办公室事务管理 （一） 招投标相关事宜 第一条制度规范 1、 为了使招投标工作能够及时准确的进行，招投标报名、借还资质、 标书制作等工作业务等部门应提前通知。 2、 业务员在拿到招标文件后，第一时间交给办公室负责人，以便办公 室合理安排，计划，制作标书。 3、 投标报名、借还资质、制作标书、投标报价需相关人员参与及配合 4、 办公室人员外出办理公司相关事宜在时间允许的情况下乘坐公交 车，时间紧急情况下为保证工作顺利完成可乘坐出租车。 （二） 档案管理制度 第一条管理要点 1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业， 及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存 档的信息资料。 3、根据文书整理和文件整理，对对应资料进行相应的归档、整理、 备注，并存入专门的档案文件柜由专人负责保管。 第二条制度规范 1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附 件、批复、定稿等。 2、 所有归档文件材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项 目文件材料集中整理。 3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编 目，列出清单。 4、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人 信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 5、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 第三条办公室档案管理制度 一、施工合同、工程资料及竣工资料管理制度 1、 施工合同签订后、工程资料、竣工资料完成后应及时、完整、 准确的移送合同管理负责人负责管理。 2、 对施工合同及工程资料、竣工资料进行分类、编号、保管并进 行登记。资料管理采用统计归档管理，以便索和使用。工程项目重要 的资料应存放在较为安全的地方保管。 3、 合同签回后保存合同原件，并根据合同使用需要对合同复印若 干份，分送公司相关部门。在分送合同时，要建立领发记录。 4、 需要借阅合同原件和复印合同文本的，须经办公室负责人批准 后，到合同管理负责人办理。合同管理负责人要建立合同借阅记录及 复印记录。借阅的合同应按时归还，超过借阅时限的，由合同管理负 责人催还，合同归还时要进行登记 5、每年年底前，合同管理负责人应将已执行完毕的合同进行检查 归档。 二、 招投标文件管理制度 1、 接收到招标文件后应依据招标文件的要求，认真审阅。 2、 记录工程招标文件的工程名称、开竣工时间、范围等。 3、 记录完毕后放置固定的文件管理箱内。 4、 借阅招投标文件人员需要登记姓名、时间及归还日期。 5、 借走招投标文件人员需妥善保管好其文件并及时归还。 6、 借阅流程：提出申请，办理手续7批准7借阅7归还7文件存 档 三、 资质证书管理制度 1、证件保管 1.1必须建立企业证件登记台账，记载证件名称，数量，批准时间，批 准部门，证书经营范围，有效期限，年检时间。 1.2企业证件由办公室统一管理 1.3严禁任何人擅白复印企业证件，更不得涂改，出租，出借，伪造， 转让或出卖企业证件，违反上述规定者，追究其责任。 2证件使用 2.1建立企业证书借用登记表 2.2企业证书的借用，借出及复印，由借证人填写证书借用登记表，证 书管理人员必须在登记表“注明用