固定资产及零星物品采购流程.doc

 固定资产及零星物品 采购与管理流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 流程图 流程概况 流程目的 加强公司固定资产和零星物品的采购、使用、保管和报废等管理，保证公司资产安全和完整，及零星物品采购的效率，充分发挥资产使用效能。 流程范围 适用于公司固定资产和零星物品的管理。 定义 根据资产的价值和使用年限，资产的管理范围包括固定资产和低值易耗品两类。 固定资产：单位价值300元以上（含300元），或使用年限超过1年的有形资产。 零星物品：包括办公用品和低值易耗品，单位价值在10元以上（含10元），300元以下的各种用具物品（包括工具、管理用具、玻璃器皿、包装容器等）列为低值易耗品；维修材料、电脑零配件列为办公用品。 流程主导及 参与小组 行政人事部（主导）、财务部、各部门 部门 职 责 行政人事部 1、公司固定资产实物的主管部门，负责对公司固定资产管理进行监督及办公资产购置审核，并定期与财务部联合对公司资产进行盘点。 财务部 1、公司固定资产的帐务管理部门，着重从固定资产的原值、已提折旧、净值等对固定资产进行监控和管理，并于每年年底与行政人事部联合对公司固定资产进行盘点。 总经理/ 分管领导 1、对购置、转让、报废的资产进行审批。 各相关使用部门及下属公司 1、各部门及下属公司经理负责使用范围内固定资产管理的监督和执行，各部门相关人员负责本部门资产的日常管理，其职责是： 1.1确保本部门资产安全、完好。 1.2负责协助公司行政人事部的定期检查及盘点，负责本部门资产管理手续的完善，在本部门资产发生变化时（新购、转移、保养、维修、报废）需及时上报相关表格。 1.3固定资产管理人员进行工作交接时，须保证账本及实物的相符，并由部门经理负责监督。部门经理新到岗时,须对到岗部门资产进行确认。 2、在存放地点较为固定的资产上粘贴资产编码标识。 使用责任人 1、负责相应资产的日常保养维护并保证其正常运行。 工作程序 3.1固定资产来源主要有：购置资产、捐赠资产和其它资产。 3.2固定资产分类及编码（各项由001起顺序编号） 1级分类 及编号 2级分类 及编号 3级分类 及编号 4级分类 及编号 附件 及编号 办 公 设 备 （BG） 计算机类（J） 笔记本电脑（1） 3位数字，如： 001、002等等 F+数字 液晶电脑（2） 台式电脑（3） 移动硬盘（4） 通讯类（T） 传真机（1） 电话机（2） 数据交换机（3） 音像类（Y） 记忆棒/录音机（笔）（1） 电视机（2） 投影仪（3） 照相、摄像机（4） DVD/VCD（5） 影印类（F） 复印机（1） 扫描仪（2） 打印机（3） 其他未归类项（W） 如：考勤机、饮水机、点钞机、碎纸机、吸尘器 办 公 设 施 家 具 （BS） 柜类（G） 铁柜（1） 木柜（2） 桌类（Z） 班台（1） 办公桌（2） 卡座（3） 茶几（4） 椅类（C） 真（仿）皮沙发（1） 办公椅（2） 台板写字椅（3） 折叠椅（4） 其他未归类项（W） 如：白板、宣传栏、书报架 图书（TS） 杂志类：杂志名称缩写（2个字母） **（年份）＋ ＃＃（期号） 书籍：保管部门中文简称（1个汉字） 流水号 3.3资产的购置 3.3.1固定资产的购置：公司相关部门及下属公司填写《资产购置申请表》，权限外采购报公司行政人事部审核；行政人事部根据公司现有资产情况，判断是否同意购置或直接从其它部门调拨；如需采购，由行政人事部行政专员依照3.3.3审批权限，报相关领导审核批准后，行政专员采购。 3.3.2低值易耗品的购置：行政人事部每月根据审批的各部门及下属公司《月度预算》中办公用品采购预算，根据过去半年平均每月使用量、市场价格因素等确定采购量，核定下月实际需要采购的办公物资名称、数量、金额、价格、规格，填写《办公用品申购单》，经行政人事部经理审核，行政分管领导审批后，依照最低存量原则指定专人实施采购，并保证采购过程公开、透明。 3.3.3公司各部门的采购审批程序如下： 适用范围 费用估算 审核岗位顺序 审批岗位 备案 公司本部 预算内，单项1万元及单次5万元以内 部门经理、行政人事部经理 部门分管领导 财务部 预算内，单项1万元及单次5万元（含）以上 部门经理、行政人事部经理、部门分管领导、 总经理 财务部 3.4资产的验收 3.4.1固定资产的验收：公司采购的资产验收由行政人事部行政专员负责验收，对验收合格的物品填写《固定资产登记表》，并根据该件资产在资产管理软件上或者台帐上的排列序号，发放相应的编码标识，粘贴在相应的资产上；下属公司资产验收由办公室主任或相关责任人负责。 3.4.2零星物品的验收：公司本部部门的零星物品验收由行政人事部行政专员依据《办公用品申购单