进口采购控制程序.doc

进口采购控制程序 1、目的 为了确保进口采购的物资符合规定的采购要求和对进口采购过程进行控 制。 2、适用范围 适用于本公司的原材料、辅助材料，除外协采购和国内采购外的采购过程 的控制和管理。 3、职责 3.1 仓 库：负责采购申请的提出、送检和入库管理工作； 3.2 采购部：负责申购物资的具体采购； 3,3 品管部：负责采购物资的进货检验； 3.4 财务部：负责采购物资的货款支付。 4、定义 4.1L/C ：Letter of Credit 的缩写，即信用证，国际结算方式的一种，分即 期和远期。 4.2T/T ：Telex Transfer 的缩写，即电汇，国际结算方式的一种。 4.3D/P:Documents against Payment的缩写，即付款交单，国际结算方式的 一种。 4.4D/A:Documents against Acceptance 的缩写 , 即承兑交单，国际结算方式 的一种。 4.5 赎单：指财务部根据 4.1 、4.3 、4.4 的付款条件到银行付款或承兑付款 后由银行将供方单据交财务人员。 5、流程图 职责部 业务流程 门 采购申请 仓库 采购询价 采购谈判 NO 达成一致 YES 签订合同 需要预付 YES NO 采购部  要点描述 1． 按照最低库存要求提出采购申 请，并填制《请购单》； 2． 根据各部门的领用申请和实际库存提出采购申请，并填制《请购单》。 采购员根据《请购单》、《物资分类清单》、《合格供方名录》选择供方发出《询价单》询价； 根据请购要求，与供方展开谈判，根据最优条件组合确定最后供方； 签订采购合同（英文） （见 6.4 、 6.5 ）； 填制《交期控制表》跟踪、控制交期； 到货前通知仓库大致到货时间以便安排卸货与接收； YES 需要开证 开 NO 证 申 采购变更 请 NO 到单、到货 通 知 委托报关 赎 单 进货检验 采购部 检验合格 YES 货物入库 货款支付 品管部 仓库、 采购部  6. 若采用信用证结算， 由采购后勤根 据合同填制《开证审批单》（附合 YES 同）经有权签字人签字后交财务 付款； 税票、报 7. 遇合同签订后出现采购变更的， 采 关单、货 购员应根据变更内容与供方协 代费发票 商，填制《采购变更单》，并由原 合同签字人确认； 8. 接 到 单 据 或 银 行 到 单 通 知 后 NO （ L/C,D/P,D/A ）通知财务部赎 不 合 单； 格 品 处 9. 接到船公司到货通知后及时委托 理 程 序 货运代理公司报关提货（见 6.8 ）； 10. 到货时向仓库提交发票、箱单各一 份； 1. 按《产品监视和测量程序》对物资 进行检验； 2. 对不合格品按《不合格品控制程 序》进行处理。 1． 仓库接到货代公司到货通知或 送货单后按《仓库管理程序》执行；2． 采购员对仓库提交的《入库单》 签字确认后连同发票和箱单交采 购后勤人员； 1. 根据付款条件对需要预付货款、 支 付定金的采购，由采购后勤凭合同 副本填制《付款审批单》并经采购 员经手和有权签字人签字后交财 财务 务付款； 部、采 2. 采购后勤人员根据已签字《入库 购部 单》、发票、箱单填制《付款审批 单》（后 T/T ）经有权签字人签字后 交财务付款。 3. 财务部凭开证、改证、赎单申请或 通知开证、改证、赎单。 6、流程说明 6.1 采购询价可以以传真、电子邮件和电话形式进行，但对询价结果必须在 《采购询价单》上加以记录； 6.2 对于《物资分类清单》中具有特定的质量和技术要求的，必须要求供方 提供相应的证书、证明或报告（如 FSC证书）； 6.3 《物资分类清单》将根据采购、库存、使用等具体情况随时调整，采购 人员应根据最新的《物资分类清单》实施采购作业控制； 6.4 进口采购合同根据具体采购物资与要求，可由我方采购员自行起草或采 用供方销售合同格式，但必须包含以下条款： 6.4.1 标的条款：包括品名、规格、数量、单价、金额等； 6.4.2 价格术语：一般为 CIF、CNF（或 C&F、CFR），FOB等； 6.4.3 产地条款：明确采购物资的原产地； 6.4.4 短溢条款：明确允许的短溢数量与金额； 6.4.5 包装条款：约定货物的包装材料、规格、要求等 6.4.6 保险条款：根据贸易价格术语的不同，明确货物保险的投保人； 6.4.7 运输条款：确定最后船期， 是否允许分批、 转船，启运港、卸货港， 唛头等； 6.4.8 支付条款：约定货款的具体支付方式； 6.4.9 单据条款：明确供方必须提供的单据种类和份数； 6.4.10 违约条款：约定违约的处理； 6.4.11 仲裁条款：约定就有关合同事项无法协商解决的情况下的处理方 式； 6.5 等值 100