XX公司档案管理标准制度.doc

★ 公司档案管理制度 ■★第一条 管理部门 1. 文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要 留存影本。 如为 特殊案 件因业务处理需要， 原稿须由经办部门保管者， 应经文书管理部门 主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并 换回影本。 2. 各公司档卷分类目录及编号原则， 由各公司总经理室或事业部经理室统一制定 管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。 ■★第二条 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收： 1. 检查文件的本文及附 件是否完整，如有短少，应即追查归入。 2. 文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。 3. 文件的处理手续是否完备， 如有遗漏， 应即退回经办部门补办。 4. 与本案无关的文件或不应 随案归档的文件，应即退回经办部门。 5. 有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门， 经办 部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。 ■★第三条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理： 1. 中文直写文件以右方装订为 原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2. 右方装订文件及其附件均应对准右上 角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 3. 文件如有皱折、 破损、 参差不齐等情形， 应先整补， 裁切折叠，使其整齐划一。 ■★第四条 档案分类 1. 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、 小类三级分类。先以部门别区分， 部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。 2. 档案分类应力求切合实用。 倘因案件较多， 前款三级不敷应用时得 于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小 类”二级。 3. 同一“小类” ( 或细类 ) 之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档 夹不敷使用时， 得分为两个以上的档夹装订， 并于小类 ( 或细类 ) 之后增设“卷次”编号， 以 便查考。 4. 每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、 登录，并以每一案一 个“目次”编号为原则。 5. 档号之表示方式如下 A1A2—— B1B2C1C2D1—— E1E2A1A2 为经 办部门代号， B1B2为大类号， C1C2为小类号。 D1 为档卷卷次， E1E2为档案目次。 ■★第五条 档案名称及编号 1. 档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充 分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 2. 各级分类、卷次及目次的 编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。 3. 档案 分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数 字编号，用一定顺序依次排列， 以便查阅。 4. 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将 来组织扩大或业务增繁时， 随时增补之用。 5. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定， 不 宜任意修改，如确有修改必要， 应事先审慎研议， 并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混 淆。 ■★第六条 档号编定 1. 案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别 及其卷次、目次 顺序编列档号。 2. 案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。 3. 档号以一案一号为原则， 遇有一案件叙述数事或一案归入多类者， 应先确定其主 要类别， 编列档号。 4. 档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角； 左 方装订者则填写于右上角。 ■★第七条 归档与档案清理 1. 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的 档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。 2. 档夹的背脊应标明档 夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 ■★第八条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列 规定办理： 1. 永久保存： (1) 公司章程； (2) 股东名簿； (3) 组织规程及办事细则； (4) 董事 会及 股东会纪 录； (5) 财务报表； (6) 政府机关核准文件； (7) 不动产所有权状及其他债权 凭证； (8) 工程设 计图； (9) 其他经核定须永久保存的文书。年保存： (1) 预算、决算书类； 会计凭证； (3) 事业计划资料； (4) 其他经核 定须保存 10 年的文书。 年保存： (1) 期满或 解除之合约； (2) 其他经核定保存 5 年的文书。年保存：结案后无长期保存必要者。 由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。  5. 规章 ■★第九条 档卷清理 1. 管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每 年年度更换时， 依规定清理一次