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{企业通用培训}文件控制及管理的培训
注:使用电子媒体有如下一些优点:a)适合于个人在任何时间使用同一最新资料;b)使用和更改容易实现和控制;c)通过选择打印硬拷贝,能立即分发和易于控制;d)可以远程存取文件;e)收回作废文件简便且有效。
3.1.作业(工作)指导详细描述
注1:作业(工作)指导可以形成文件也可以不形成文件。
注2:作业(工作)指导可以是,例如,详细的书面描述、流程图、模板、模型、图样结合技术注解、规范、设备使用手册、照片、录像、检查表,或是它们的组合。
作业(工作)指导应当描述任何所使用的材料、设备和文件。有关时,作业(工作)指导包括接收准则。
作业(工作)指导书
3.1.1结构和格式对缺少指导书时会产生不利影响的所有工作,应当开发和保持作业(工作)指导书以描述其执行。准备和提出指导书有多种方式。
作业(工作)指导书应当包括标题和唯一性标识。作业(工作)指导书的结构、格式和详细程度应当适合于组织人员的需要,依据工作的复杂性、使用的方法、所接受的培训、人员的技能和素质确定。
作业(工作)指导书的结构可以与书面程序不同。作业(工作)指导书可以包括在书面程序中,或由其引用。
3.1.2内容作业(工作)指导书应当描述关键活动,应当给出活动的更多控制细节。培训可以减少对详细指南的需要,以提供有关人员获得必要信息而正确地执行其工作。
3.1.3作业(工作)指导书的类型尽管没有对作业{工作)指导书的结构或格式作规定,但它们通常应当传达工作和目标的意图和范围,并引用有关的书面程序。无论选择什么格式或结构,作业(工作)指导书应当表达操作的顺序,正确地反映要求和有关活动。为减少混乱或失误,应当建立和保持统一的格式或结构。
3.2.表单
用于记录质量管理体系所需数据的文件。
注:登入数据,表式即成为记录。
应当包括标题、标识编号、修订程度和修订日期。表式应当在质量手册、书面程序和/或作业(工作)指导书中引用或作为附录。
三、什么是文件管控
——文件管理
——文件控制
1.Documentstructure
文件结构
Coating工厂文件分为内部文件和外部文件。
1.1内部文件包括一级、二级、三级、四级文件。工厂主要负责编写与本工厂相关的三级四级文件。
三级文件包括:操作程序文件;
四级文件包括:作业指导书/表单记录。
1.2外部文件包括三类,分别为来自Watertown的技术标准文件,来自客户的文件,以及法律法规。
2.DocumentTemplate
文件格式
三阶文件格式参照三阶文件模板CCG-QT-03-4.2.3-02-C;
作业指导书格式参见WI/OI模板CCG-QT-04-4.2.3-06-C;
四阶表单格式参见四阶表单模板CCG-QT-4-7.5.1-162-B。
3.Reviewandapproval
文件的审核与批准
3.1
Reviewandapprovalofdocumentsshallbetakenbytherelatedresponsiblepersonnel.Theadequacyandsuitabilityofdocumentsshallbeassuredpriortoreleaseanduse.
文件的审核与批准必须由相关权责人员进行,在确保其充分性、适用性后,方可发行使用。
3.2Whendocumentsareunderapprovalandapproved,DCCcanautomaticallysendanoticetotherelatedones,tomakesuretherelatedpersoncangettheinformationontime.
当文件在批准过程中和被批准后,DCC将会自动通知相关人员,以确保所有相关人员能及时了解文件变更信息
3.3ProvidedanydocumentneedsEmergencyandTemporaryChange,thedocumentownercangenerateaDeviationforthetemporaryuse.
任何文件需要紧急、短期的更改的话,文件的拟定者可以提交Deviationor技术通知单,技术通知单最长有效期不得超过三个月,且必须有明确的生效及作废日期。
4.DistributeDocument文件的发行
Distributinghardcopy:ifhardcopyisneeded,relateddepartmentshouldsubmitDocumentApplicationFormwiththerequiredquantityanddocumenttypeforapproval.Afterapprovedbydepartmentmanager,initialdepartmentmanagerandDCC
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