{企业通用培训}文件控制及管理的培训.docx

{企业通用培训}文件控制及管理的培训  注：使用电子媒体有如下一些优点：a)适合于个人在任何时间使用同一最新资料；b)使用和更改容易实现和控制；c)通过选择打印硬拷贝，能立即分发和易于控制；d)可以远程存取文件；e)收回作废文件简便且有效。 3.1．作业（工作）指导详细描述 注1：作业(工作)指导可以形成文件也可以不形成文件。 注2：作业(工作)指导可以是，例如，详细的书面描述、流程图、模板、模型、图样结合技术注解、规范、设备使用手册、照片、录像、检查表，或是它们的组合。 作业(工作)指导应当描述任何所使用的材料、设备和文件。有关时，作业(工作)指导包括接收准则。 作业(工作)指导书 3.1.1结构和格式对缺少指导书时会产生不利影响的所有工作，应当开发和保持作业(工作)指导书以描述其执行。准备和提出指导书有多种方式。 作业(工作)指导书应当包括标题和唯一性标识。作业(工作)指导书的结构、格式和详细程度应当适合于组织人员的需要，依据工作的复杂性、使用的方法、所接受的培训、人员的技能和素质确定。 作业(工作)指导书的结构可以与书面程序不同。作业(工作)指导书可以包括在书面程序中，或由其引用。 3.1.2内容作业(工作)指导书应当描述关键活动，应当给出活动的更多控制细节。培训可以减少对详细指南的需要，以提供有关人员获得必要信息而正确地执行其工作。 3.1.3作业(工作)指导书的类型尽管没有对作业{工作)指导书的结构或格式作规定，但它们通常应当传达工作和目标的意图和范围，并引用有关的书面程序。无论选择什么格式或结构，作业(工作)指导书应当表达操作的顺序，正确地反映要求和有关活动。为减少混乱或失误，应当建立和保持统一的格式或结构。 3.2．表单 用于记录质量管理体系所需数据的文件。 注：登入数据，表式即成为记录。 应当包括标题、标识编号、修订程度和修订日期。表式应当在质量手册、书面程序和/或作业(工作)指导书中引用或作为附录。 三、什么是文件管控 ——文件管理 ——文件控制 1．Documentstructure 文件结构 Coating工厂文件分为内部文件和外部文件。 1.1内部文件包括一级、二级、三级、四级文件。工厂主要负责编写与本工厂相关的三级四级文件。 三级文件包括：操作程序文件； 四级文件包括：作业指导书/表单记录。 1.2外部文件包括三类，分别为来自Watertown的技术标准文件，来自客户的文件，以及法律法规。 2．DocumentTemplate 文件格式 三阶文件格式参照三阶文件模板CCG-QT-03-4.2.3-02-C； 作业指导书格式参见WI/OI模板CCG-QT-04-4.2.3-06-C； 四阶表单格式参见四阶表单模板CCG-QT-4-7.5.1-162-B。 3．Reviewandapproval 文件的审核与批准 3.1 Reviewandapprovalofdocumentsshallbetakenbytherelatedresponsiblepersonnel.Theadequacyandsuitabilityofdocumentsshallbeassuredpriortoreleaseanduse. 文件的审核与批准必须由相关权责人员进行，在确保其充分性、适用性后，方可发行使用。 3.2Whendocumentsareunderapprovalandapproved,DCCcanautomaticallysendanoticetotherelatedones,tomakesuretherelatedpersoncangettheinformationontime. 当文件在批准过程中和被批准后，DCC将会自动通知相关人员，以确保所有相关人员能及时了解文件变更信息 3.3ProvidedanydocumentneedsEmergencyandTemporaryChange,thedocumentownercangenerateaDeviationforthetemporaryuse. 任何文件需要紧急、短期的更改的话，文件的拟定者可以提交Deviationor技术通知单，技术通知单最长有效期不得超过三个月，且必须有明确的生效及作废日期。 4．DistributeDocument文件的发行 Distributinghardcopy:ifhardcopyisneeded,relateddepartmentshouldsubmitDocumentApplicationFormwiththerequiredquantityanddocumenttypeforapproval.Afterapprovedbydepartmentmanager,initialdepartmentmanagerandDCC