关于规范营业部单据报销流程事宜的通知.pdf

远成快运 （华东）有限公司文件 快运总通字（华东）〔2015〕44 号 签发人：张巍 关于规范营业部单据报销流程事宜的通知 华东大区各中心、分公司/转运中心、营业部： 目前，随着华东大区各分公司网建建设的推进，各营业部报销的单据日 渐增多，为保证票据的安全完整及报销的及时性，从而保证营业部业务的正 常开展和减少出纳查询单据的时间，特制订票据传递的相关流程，望各营业 部、营销部、行政人事部及财务部遵照执行。 由于营业部将票据交到司机手中带回公司或用公司内部件邮寄到行政人 事部对接人（日常报销业务）或营销部对接人（外线业务）手中，经过相关 的报销程序到支付过程需要 3 天左右的时间（行政人事部和营销部登记整理， 交财务部稽核，到财务经理签字确认，到出纳处根据资金情况支付款项等）， 因此对于营业员查询报销事宜在3 天后与相关部门进行查询沟通确认。具体 流程是： 1.各营业部营业员负责收集本营业部的所有报销单据，根据业务量的多 少及金额大小一周报销一次，或者两周报销一次，金额超过 3000 元以上的 支付，支付证明单做好后由本部支付。并做好登记，登记表见附件 1： 2.营业员通过内部件或司机交到行政人事部及营销部对接人手里后，（行 政人事部主要是行政后勤方面的费用，营销部主要是外线车的报销），行政 人事部和营销部负责对接单据的人员要认真核对营业部寄过来的单据，包括 份数、业务内容、附件张数、报销金额及相关的交接司机姓名及内部邮寄的 单号等。同时，行政人事部和营销部对接人员要做好相应的交接表格，表格 见附件 2： 3.行政人事部和营销部对接单据人员经核对无误后（如有误要及时与营 业部营业员沟通确认）交分公司总经理进行签字。如总经理出差，可以先请 示后补签字或授权人签字。 4.分公司总经理签字后，由行政人事部或营销部单据对接人员将单据交 财务部稽核人员处进行稽核，并在交接表格中确认签收，待稽核完成后，所 有报销单据不再流出财务部，而是由稽核人员交于财务部经理签字，财务部 经理签好字后交由出纳打款。出纳根据当天的资金情况进行支付，支付时统 一将营业部的所有报销汇款至营业员卡号中，营业员再根据登记表进行营业 部人员的归口报销（各报销人在登记表中签字确认）。每日终了出纳将营业 部的支付款项填进交接表中，传回行政人事部和营销部对接人； 5.行政人事部和营销部对接人收到出纳传回的支付表格后，及时在各自 的部门即时通上上传，各营业部营业员进行查看，如有问题的根据交接表中 的程序查询单据的出处及支付的情况。 附：1.远成快运 XX 公司 XX 营业部报销登记表； 2、远成快运XX 分公司行政人事部（营销部）报销单据交接表。 远成快运XX分公 远成快运XX分公 司XX营业部报销登记明细表.xls 司行政部 （营销部）票据交 表.xls 特此通知。 远成快运（上海）有限公司 华东大区 财务中心 2015 年 11 月 25 日 主题词：规范 营业部单据报销 流程 呈：华东大区总经理、副总经理 报：快运本部财务部 发：华东大区各部门、各分公司、营业部（张贴）