A公司管理系统文件资料编号管理系统规定.docx

实用文档 文件编号管理规定 编号： SXKXR-GW-019-2014 1、目的 为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作， 使文 件在使用过程中不发生内容重复、 遗留，便于文件的检索和存档， 特制定本办法。 2、适用范围 适用于公司所有文件和制度的编号。 3、术语 根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。 3.1 体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质 量记录等与质量体系有关的文件。 3.2 技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文 件和其它技术文件五大类。 3.3 合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供 方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。 3.4 文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它 与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。 4、职责 4.1 办公室负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。 4.2 财务部、供销部负责合同文件的编号和归口管理。 4.3 生技部、研发部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。 5、正文 5.1 文件编号规则 5.1.1 外来文件执行原编号。 5.1.2 体系文件编号管理 5.1.2.1 文件类别 序号 文件名称 代号 序号 文件名称 代号 1 质量手册 QM 2 程序文件 PM 3 管理文件 GW 4 作业指导文件 ZW 5 技术文件 JW 6 记录文件 JL 实用文档 7 表单 BD 8 合同文件 HW 5.1.2.2 部门简称 序号 部门 代号 序号 部门 代号 1 总经理 01 2 管理代表 02 3 办公室 03 4 供销部 04 5 生技部 05 6 财务部 06 7 设备部 07 8 研发质检部 08 5.1.2.3 质量手册编号（ Q/SXKXR-QM9001××××-） Q/SXKXR-QM9001××××- 发布年号 质量手册代号 公司标准代号 5.1.2.4 程序文件编号（ Q/SXKXR-QP××××- - ××××） Q/SXKXR– QP - ×× - ×××× 发布年号 顺序号 程序文件代号 公司标准代号 5.1.2.5 管理文件编号（ SXKXR-GW××- - ××× - ××××） SXKXR-GW××- - ××× - ×××× 发布年号 顺序号 部门代号 管理文件代号 公司代号 实用文档 5.1.2.6 作业文件编号（ SXKXR-ZW××- - ××× - ××××） SXKXR- ZW××- - ××× - ×××× 发布年号 顺序号 部门代号 作业文件代号 公司标准代号 5.1.2.7 管理通知编号（ SXKXR-T××- - ××× - ××××） SXKXR -T - ×× - ××× - ×××× 发布年号 顺序号 部门代号 管理通知代号 公司标准代号 5.1.2.8 质量记录（ SXKXR-JL-×× - ×××） JL- ×× - ××× 顺序号 记录文件顺序号 质量记录代号 5.1.2.9 表单编号（ SXKXR-BD××- - ××× - ××××） SXKXR -BD -×× - ××× - ×××× 发布年号 顺序号 部门代号 管理通知代号 公司标准代号 5.1.3 文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件： （程序文件）三阶文件： （体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件： （表单、 实用文档 记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及 各部门发布的内部文件需注明部门代号。 5.1.4 文书文件编号 5.1.4.1 一般文书类别简称表 （如有文件类别未在此限定内， 可纳入综合类） 行文类别 简称 行文类别 简称 计划、规划 H 方案、总结、报告 Z 会议纪要 J 通知、通报、通告 T 5.1.4.2 红头文件编号（办公室【××××】×××号） 办公室【××××】×××号 顺序号 发布年号 部门代号 5.1.4.3 一般文书编号（ SXKXR××- - × - ×××× - ×× - ×××）如： SXKXR-03-J-2014-06-001 表示办公室 2014 年 6 月发出的第一份会议纪要 SXKXR— 03—J—2014—06—001 顺序号 月份代号 发布年号 文件类别代号 部门代号 公司代号 5.2 文件编写规范 5.2.1 文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口 文件→记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序） ，可依据文件性质进行适 当删减。 5.2.2 体系文件编写规范（见附件一） 5.2.3 技术文件根据技术文件编写规范进行编写， 技术文