Excel电子表格制作自学教程(很有用)[宣讲].pptVIP

　　二、数据清单的排序　　数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，它包括普通排序和自定义排序两种。普通排序是对数据进行升序或降序排序；而自定义排序则是对一些特殊的字段进行排序。　　1．普通排序　　在普通排序时，Excel中默认的排序规则包括以下几点：　　（1）数字：从最小的负数到最大的正数进行排序。　　（2）字母：按字母先后顺序进行排序，即从字母A到Z排序。 　　（3）汉字：按照汉语拼音各个字母从左到右进行字母排序。　　（4）逻辑值：如果按照升序排序，FALSE排在前面，TRUE排在后面。　　（5）空格：始终排在最后。　　（6）文本、数字和字母混合：Excel将从左到右一个字符一个字符地进行比较，例如M1，N1，N2，N3就是按升序排列出来的顺序。 　　提示：在排序过程中，用户可以指定是否区分大小写。如果区分大小写，在升序排序时，小写字母排在大写字母之前。　　2．单个字段进行排序　　打开一个成绩单工作表，如图5.7.3所示，对该成绩表中的总分字段进行由高到低的排序。其具体操作步骤如下：　　（1）单击成绩单中的任意单元格。　　（2）选择“数据”→“排序”命令，弹出“排序”对话框，如图5.7.4所示。 图5.7.3 打开的工作表 　图5.7.4 “排序”对话框 　　（3）在该对话框的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”选项，并选中其后的“降序”单选按钮；在“我的数据区域”选区中选中“有标题行”单选按钮，表示在排序时标题行不参与排序，如果选中“无标题行”单选按钮，则表示在排序时标题行参与排序。一般情况下，标题行不参与排序，本例选中“有标题行”单选按钮。 　　注意：如果遇到记录数据相同的情况，Excel将按这些记录在未排序表格中存放的先后顺序排列数据。 　　（4）设置完成后单击“确定”按钮，排序后的结果如图5.7.5所示。　　3．多字段进行排序　　多字段排序即先对单字段进行排序，如果遇到记录数据相同的情况，再参照别的字段对相同的数据再进行排序。如在图5.7.6中，“赵海”和“李辉”的总分均为“255”，如果要进一步对这两个数据进行排序，就要用到多字段排序。其具体操作步骤如下： 图5.7.5 排序后的结果 图5.7.6 “排序”对话框 　　（1）单击数据清单中的任意单元格。　　（2）选择“数据”→“排序”命令，弹出“排序”对话框。　　（3）在“主要关键字”下拉列表中选择“总分”选项，并选中其后的“降序”单选按钮，即对“总分”字段进行由高到低的排序。　　（4）在“次要关键字”下拉列表中选择“数学”选项，并选中其后的“降序”单选按钮，即对总分相同的数据中的“数学”字段再进行由高到低的排序，如图5.7.6所示。 （5）设置完成后单击“确定”按钮，排序后的结果如图5.7.7所示。 图5.7.7 多字段排序 　　三、数据的筛选　　筛选就是从数据清单中找出满足指定条件的数据，将暂时不需要的记录隐藏起来。数据筛选包括自动筛选和高级筛选两种。　　1．自动筛选　　自动筛选的具体操作步骤如下： 　　（1）打开要进行筛选的数据清单。 　　（2）选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令。此时，标题行中各字段名所在的单元格将自动变成下拉列表框形式，如图5.7.8所示。　　（3）单击字段名右侧的下三角按钮　，在弹出的下拉列表中选择筛选条件，即可在数据清单中显示符合条件的信息，而隐藏其他信息。 　　（4）如果选择“英语”下拉列表中的“自定义”选项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，如图5.7.9所示。在“显示行”选区中设置筛选条件，如筛选出“英语”成绩大于80小于100的所有学生名单。 图5.7.8 自动筛选 图5.7.9 “自定义自动筛选方式”对话框 　　（5）单击“确定”按钮，筛选结果如图5.7.10所示。　　2．高级筛选　　如果数据清单中的字段和筛选条件比较多，可使用Excel 2003中的高级筛选功能来处理。其具体操作步骤如下：　　（1）打开要进行筛选的数据清单，并建立一个条件区域，用于指定筛选条件，如图5.7.11所示。 图5.7.10 筛选结果 图5.7.11 建立条件区域 　　（2）选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，弹出“高级筛选”对话框，如图5.7.12所示。　　（3）分别单击“列表区域”和“条件区域”文本框中右侧的“折叠”按钮　，在数据清单中选择列表区域和条件区域，再单击右边的“伸展”按钮　。　　（4）设置完成后，单击“确定”按钮，高级筛选的结果如图5.7.13所示。 图5.7.12