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活动策划执行的 100 个环节
一、对甲方方面
1. 达成合作意向,签定合同。
2. 跟进合同在甲方的审批。
3. 跟进合同在自己公司的审批。
4. 跟进合同的首付款到账。
二、策划方面
5. 选定时间、地点、形式、规模、参与人物等,与甲方反复协商并最终确
认。
6. 时间:根据甲方推广节点,及主要人物档期,选择日期时间时长。
7. 地点:酒店、会所、画廊、酒吧、咖啡馆,户外则需备室内 B 方案,连
廊、灰空间或搭建大棚。
8. 规模:结合甲方需求,根据活动目标,设定人数规模。
9. 形式:发布会、论坛、沙龙、酒会、宴会、茶会、时尚秀、舞会、文艺
演出、体育比赛、画展、见面会等。
10. 创意亮点:如服饰密码、入场密码等。
三、内容方面
11. 选定演员名单(歌手、舞者、主持人、模特,其他) 。
12. 向演员发出邀请,确认档期、价格、支付方式。
13. 明确节目类型、曲目、上场时间、时长、伴奏音乐、服装、道具等。
1
14. 论坛路演宣讲会类:确认宣讲品牌、产品及宣讲人,经济学家或品牌代
表,发出邀请,确认档期、价格、支付方式。
15. 确认宣讲用视频文件、演示文件、音频文件、道具等,及上场时间、时
长、出现方式等。
16. 酒会宴会茶会类:确认场地,地理位置、容纳体量、视音频条件、场内
外布置等是否符合需求。
17. 确认餐单、酒水饮料单,确认桌型、餐具等细节要求。
18. 商定价格,签定合同,支付预付款。
19. 体育比赛类:确认参与运动员、裁判、教练及其他人员。
20. 确认场地、布置、观众席、休息处等。签定合同。
21. 户外活动类:确认场地及整体路线是否符合要求。 沿途所有布置的确认,
比如跑步活动,确保全程通畅,沿途的供给站、起终点布置等。
22. 大型活动有关政府部门审批:公安、交警、消防、城管、文化等。
23. 自驾游、体育、户外等活动,需与参与者签定安全免责协议。
四、客户方面
24. 宜提前 2-4 周邀约客户,通过电话、短信、微信、微博、 APP通知、张
贴海报等最大广度深度邀约。
25. 活动前 1 周再次联系客户确认来否。
26. 活动前 3 天再次联系客户确认来否。
27. 活动前 1 天再次联系客户确认来否。
28. 注意确认人数, 1 张邀请函仅含 1 位客户,以确保人数与计划基本一致。
29. 编制和打印来宾名单,分为带电话和不带电话两个版本,主要工作人员
2
持有带电话版本。
30. 活动当天向来宾发送短信,提醒时间、地点、流程、天气、着装要求、
安全事项等。
五、场地、硬件方面
31. 尽最早时间确认场地,签定场地租赁合同。
32. 桌型:确保桌椅数量、质量符合要求。
33. 舞台:确认尺寸和高度,地面材质,升降机等。活动前 1 天完成搭建。
34. 舞台背景:确认 LED屏幕或喷绘背景板,确认舞美设计稿,活动前 1 天
完成制作和安装。
35. 音响:确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒(手
持、鹅颈、头戴各需几个) 、话筒架、电脑等设备。活动前 5 小时到位,活动前
2 小时调试完毕。
36. 灯光:确认 LED大屏、灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等
设备。活动前 5 小时到位,活动前 2 小时调试完毕。
37. 其他设备:摇臂摄像机,无人机摄像机,干冰
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