文控员的岗位职责.pdf

文控员的岗位职责 1、外来文件的分发、核查与管理； 2 、外发文件的监控； 3、受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施； 4 、文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收、销毁与作废； 5、文件的保存、整理、保存期限的监控； 6、定期对文件进行检查、评审；（使用状态、适宜性、是否按规定 执行等）； 7、协助完成内部审核工作； 8、记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁； 9、协助完成内部体系审核工作； 10、相关的环境因素控制的遵守。 体系文件编码规则 手册： SPT-A/Q （E ） 程序文件：SPT-B/Q/PD-01 （E 、C ） 三级文件：SPT-C/Q/PD/A-01 表单： SPT-D/Q/PD-01-01-R0 QMS——质量管理体系 EMS——环境管理体系 C——QMS+EMS 文件的分类 体系文件分类： 1.质量/环境手册 2.程序文件 3.作业指导书 4.质量/环境记录 作业指导书分类： 1.产品图、2.工艺流程图、3.样品、4.CP 、5.FMEA、6.检验指导书、 7.操作指导书、8各类指导书等 外来文件分类： 1.法律法规 2.客户图纸或要求 3.标准（体系标准、国家标准、行业标准等） 文件编写  手册：一般由管理者代表组织编写。 （目录、、方针、目标、组 织结构、职责和权限描述、与体系条款的描述/程序文件的引用、 职责分配表、程序文件清单等）  程序文件：一般由部门主管编制。 （依据手册中的定义，详细描 述标准中指出的程序文件和组织自己决定的程序文件。根据过程 来编写是最基本的方法。）  作业指导书：一般由了解过程操作的技术人员或中层领导者编写。 （是程序文件中某个环节的细化，主要针对关键的过程或没有形 成文件就易引起出错的过程。）  记录：了解过程的人员编写最合理。 （空表单是三阶文件，一旦 填写就成为记录。一份好的表单通常需要相关人员的评审，会随 时间的推移而变化。） 文件评审、审批  手册：管理者代表审核，总经理批准。  程序文件：管理者代表审核，总经理批准（一般的组 织为：部门经理审核，管代批准。）  作业指导书：部门经理审核，管理者代表批准。  文件评审：由文件中涉及的部门参与评审。  文件更改评审：原文件评审参与部门评审。 文件发放 按文件首页的分发流向复印、分发。 填写“文件分发管制表” 。 原稿作为文控中心的存档文件。 擅自复印为无效文件。 补发：填写“文件补发申请单” 外发：填写“文件外发管制表”，供方的 需通知更换版本，顾客处的不再通知。 文件更改 体系文件：《文件会签意见表》 图纸：《工程更改通知单》 CP ：《工艺更改通知单》，以《工程更 改通知单》通知项目小组成员 更改内容在文件更改履历中注明 发放到更改前分发的部门 文件检查、归档、保存 制定《有效文件清单》，软盘文件定期 备份。 每月更新1次清单，检查文件的最新状态 和有效性。每次分发时，督促文件接收 人改动有效文件清单。 文件保存条件：干燥、防水、防火、防 虫蛀等 外来文件（QMS ） 先登记（外来文件登记表） 评审（工程部组织5 日内完成填写“外来 文件评审表：） 敲章受控（标注外来，分受控、仅供参 考、不敲章。） 分发：在“外来文件评审单”上体现。 动态管理，及时清除失效文件。 外来文件（EMS ）管理 登记在“环境法规和其他要求清单” 管代3个月收集一次。 鉴定：适用性，填写“环境法规鉴定表” 受控：环境法规敲受控章，不分发。“环 境法规和其他要求清单”和“环境法规鉴 定表”作为三阶文件分发。 动态管理清除过期版本。 文件更改、换版、作废 换