教学类档案工作规范.docVIP

PAGE PAGE 8 教学类档案工作规范 　　为了提高教学档案的质量和管理水平，充分发挥教学档案在学院教育管理和教学活动中的作用，并为考核教学档案工作提供依据，根据教育部《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案实体分类法》与《高等学院档案工作规范》等规章，结合我院实际，特制定本规范。 一、教学档案的收集和归档 （一）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。 （二）归档范围：详见《教学类档案归档范围和保管期限表》。 （三）不归档的文件材料 1、上级有关教学的普发的(非专指本院)、不需办理的文件； 2、上级有关教学的未定稿的文件； 3、重份文件； 4、无查考利用价值的事务性临时性文件； 5、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件； 6、院内或院内其他部门发文； 7、与院外单位交换来的材料； 8、只有请示没有批复或只有请示，上级又无口头同意，本院又没有执行的文件。 以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。 （四）形成积累 1、新学年伊始，各教学部门应在布置教学工作的同时， 布置形成积累教学文件材料的任务。 2、各教学部门专兼职档案人员按文件材料分类目录分别积累教学文件材料，并定期进行整理。 3、归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。 4、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(学术专著、优秀教材等)除原稿外，根据实际情况，酌加副本。 （五）整理组卷 1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系、部或教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。 2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，厚度2CM为宜；对问题单一、文件较少者，可将内容相近的几个问题的文件材料合为一卷；对不便合并的文件材料，也可按不同内容分别组成薄卷。 3、卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。 4、拆掉卷内材料上的金属物，对破损的文件材料应进行修补。 5、凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。 6、每卷内材料大小相同，图件按文件规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。 7、文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。 8、按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角。以“件”为单位整理的文件材料，应在归档文件首页上端居中空白处加盖归档章，并逐项填写。 9、归档文件目录的编制与填写 归档文件目录的编制以“件”为单位进行。项目设置包括：件号（室编件号）、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。 件号：在“室编件号”栏目内依次填写归档文件在分类体 系最低类目中的顺序号。 责任者：指文件的作者、署名者。填写时要照实抄录。联 合颁发的文件填写第一责任者，后边加“等”字；没有责任者的文件材料考证清楚后填写，并加“〔〕”号标识；填写责任者时使用全称或通用简称，不能滥用简称或“本院”、“本省”等； 　　（3）文号：即发文字号。填写时照实抄录，代字、年度及发文顺序号不能省略；没有文号的要不填写。 　　（4）题名：即文件标题。填写时要照实抄录；有副标题的可抄录；标题过繁或过简的，除照实抄录外，另重新拟定准确的题名附后，并加“〔〕”号标识。没有标题的文件，可直接填写自拟的题名，加“〔〕”号标识。 （5）日期：即文件形成时间。填写时应以8位阿拉伯数字标注年月日。 （6）页数：填写一件文件的总页数。计算总页数时，有字迹和图表的页面算作一页，空白面不得算作一页。 （7）备注：备注用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、移出、销毁等。如需说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏内加“*”符号，将具体内容填入备考表中。 11、盒内文件目录和备考表的填写 （1）盒内文件目录的项目设置及填写要求与归档文件目录完全一致，区别在于盒内文件目录的表格采用竖式，归档文件目录则采用横式。 （2）备考表放在盒内文件材料之后，用于注明盒内文件材料的情况。备考表设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等。 盒内文件情况说明：填写盒内文件材料需要说明的情况，包括齐全完整程度，有否损坏以及整理工作完毕后的修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：填写整理该盒文件材料人员的姓名。 检查人：填写