集团公司具体操作执行办法.pdf

集团公司具体操作执行办法 1 目的 为了理顺公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示 公司礼仪好客的形象，特制定本办法。 2 适用范围 海润公司所有来宾的接待。 3 来宾接待审批程序 3.1 贵宾：公司董事长、副董事长、总经理的重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的 负责人。由总经办将来宾到来时间、等级、相关要求等事宜报总经理审批，批准同意后执行。 3.2 客户：由项目负责人将来宾到来时间、等级、相关要求等事宜提前半天报营销中心负责 人审批，批准同意后执行。 3.3 普通客人：各部门普通客人或无预约的客人来访。由前台接待人员了解来宾的目的、主 要接口部门或人员， 前台接待电话联系相关接口部门或人员， 按确认同意后进行下一步接待。 4 来宾接待流程 4.1 普通客人（前台） 4.2 贵宾及客户 4.2.2 、确定接待级别：接待根据来访人员的级别不同，可按以下标准安排接待 公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等接待标准为贵宾接待； 地方机关一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户 派到公司学习的一般工作人员为普通接待（工作餐） 。 4.2.3 、联系接待单位：相关部门根据接待申请要求，在客户到达前应作好相关的接待安排， 及时与客户联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。 4.2.4 、安排接待人员：公司根据工作的需要安排接待人员，肩负接待任务的人员必须严格按 照标准落实整个接待过程。一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改。 4.2.5 、机场（车站）接车：接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车） 何时到达，到达地点，航班号（车次） ，来访人员的姓名、特征。用车，先落实公司有无车辆 之后进行，如无法安排车辆的应通知客户并告之坐车方式，特别是飞机的，可通知其坐机场 高速专线或打出租车。接到来访人后，接待人员帮忙提行李下车，根据班次的时间或者来访 人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。 4.2.6 、住宿安排：到达住宿地点后，接待人员帮助客人安顿好之后，再跟客人确认接下来的 行程，离开时要留下自己的联系电话。 4.2.7 、公司接待：营销中心的接待主要是展厅接待的接待，一般不安排行政部门接待。接待 人员陪同来访人员到达展厅后，业务人员介绍工作主要突出的重点在于：展示样品、新产品 的讲解、企业文化、企业的前景等等方面。在没有引见公司领导之前，接待人员在展厅可以 提前和来访人员探讨商谈合作的意见以及来访的主要目的。 4.2.8 、领导接见：接待人员在带领来访人员见领导之前，必须和公司领导沟通好，确认接见 时间、地点，然后带领来访人员与领导见面。见面时，接待人员先做介绍双方的工作，然后 粗略地讲解来访者的主要商谈事项。 （特别注意：介绍公司领导时，应有意无意地对领导做抬 高身份的赞扬，增加商谈的优势。 ） 4.2.9 、餐饮安排：一般的接待由接待人员陪同来访人员就餐，如有必要可邀请本部门领导或 者公司领导一同参加。 就餐过程中按照来客的习惯安排酒水， 接待人员可以适当地带动气氛， 促进双方的感情交流。 （注意事项：接待人员本人不要喝酒过度，结帐不要当来客面，出外结 帐） 4.2.10 、提出、收集合作事项：经过以上的接待步骤，双方的感情交流有了基础，接待人员 可安排双方转入到商务谈判的阶段。根据公司开展工作的实际情况和部门相关的标准，提出 合作事项的内容，咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录。 4.2.11 、处理、确定合作事项：本着双赢的原则，接待人员在公司和来访人员之间根据合作 事项的内容收集双方的意见， 进行处理以至最后确定的工作， 经双方确定后用文案交与双方。 4.2.12 、领导会谈：双方在合作事项达成一致后，双方领导一般会进行互相道贺的仪式，接 待人员适时作相关的安排。 4.2.13 、机场（车站）送车： 来访人员离开，由接待人员陪同送车，接待人员除了主动帮来 访人员提醒例外，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车 时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。 4.2.14 、电话回访：接待人员按送来访人员走的航班号（车次） ，估计他们到达的时间，适时 去