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ERP系统运行管理制度 应收账款、应付账款管理 1. 目的 为进一步强化公司财务管理，规范会计核算，保证 ERP 上线后顺利运行，制定本制度。 2.适用范围 ×××××××有限公司（以下简称“公司”）。 3.职责 3.1 财务部负责创建财务客户及财务供应商。 3.2 SD、MRO、MM 模块根据各自的业务，分别负责管 理维护公司所有销售订单客户主数据和采购订单供应商主 数据的创建和维护。 3.3 财务部门有权对公司的客户、供应商主数据的维护 进行监督、审核。 4.业务流程和要求 4.1 财务客户及供应商主数据的创建流程及要求 4.1.1 公司财务部必须指定专人负责对客户及供应商主 数据的创建和维护工作，并负责监 督、审核有关供应商、客户主数据信息。主数据管理人 员可以专职也可以兼职，主数据的创建要及时与往来管理人 员取得联系。 4.1.2 所有客户及供应商主数据的统驭科目必须按照客 户及供应商的性质设定为应收账款、应付账款等有关科目。 4.1.3 客户及供应商主数据管理员在创建主数据时，首 先必须认真检查该客户或供应商在SAP系统中是否已经创 建。 4.1.4 如果某一客户或供应商属集团公司及其下属单位 或集团公司集团及其下属单位，应首先检查集团公司及其下 属单位编码信息表，如果存在该单位，则以外部给码方式增 加该客户或供应商，如果不存在该单位，则必须以规定的方 式向集团公司申请编码，待审批同意并下发编码后再以外部 给码方式增加该客户或供应商。 4.1.5 所有外部客户（组：SD03）及供应商（组：SK03） 在主数据创建时由SAP系统内部自动编码。 4.1.6 客户与供应商主数据管理员在创建某一客户或供 应商时必须认真检查该单位信息是否已经创建，如果已经创 建，则须将已创建的供应商或客户的编码填入该新建客户或 供应商主数据的相应字段中。 4.1.7 公司所有的客户与供应商都必须创建主数据，其 中有销售订单的客户主数据、有采购 订单的供应商主数据分别由SD模块、MRO模块创建， 原油供应商主数据由 MM模块负责创建，其他客户与供应商 主数据由财务部门创建。 4.2 员工主数据创建流程及要求 4.2.1 员工主数据由公司财务部负责报销人员向供应商 主数据管理员提出申请，由供应商主数据管理员负责创建。 4.2.2 供应商主数据管理员在创建员工主数据时必须让 有关人员提供该员工的姓名、所在部门、HR的人员编号等必 要信息。任何人不得以任何虚拟信息创建员工主数据。 4.2.3 员工主数据（组：SK98）以外部给码方式进行创 建，员工编码规则为：“NM”+工号。 4.2.4 员工主数据的统驭科目为“其他应付款”。 4.3 客户、供应商主数据维护流程及要求 4.3.1 财务客户、供应商及员工主数据的相关专管人员 负责客户、供应商主数据的维护。 4.3.2 专管人员应随时关注有关主数据信息的变化情况 并及时进行修改。 4.3.3 客户、供应商主数据相关部门和人员有义务就相 关单位的信息变动及时向专管人员提供变动信息。 4.3.4 任何单位和个人不得以任何形式要求专管人员向 客户、供应商主数据中添加不真实的信息或将原先信息修改 为不真实信息。 4.3.5 专管人员有义务将原先上线时已存在部分虚拟信 息逐步修改为真实信息。 4.3.6 客户及供应商主数据管理员在对客户和供应商主 数据进行冻结和删除等维护时，必须及时与往来管理人员取 得联系，由往来管理人员查找该账户是否由余额、并向领导 请示未清项的处理办法。 4.4 一般应收应付过账流程 4.4.1 财务人员应及时查看采购订单情况，并按规定进 行发票校验、和过账处理。 4.4.2 财务人员应将有关非采购订单发票正确、及时地 过账到SAP系统中。 4.4.3 财务人员对于应收账款及应付账款以外的客户和 供应商挂账，应认真核对所选的特别总账标志，以确保相关 业务正确过账到对应的科目下。 4.4.4 财务部门在收付款时应对该客户或供应商的预 收、预付及应收、应付款情况进行全方位的关注，对有关情 况及时与相关部门联系，并对于非常情况