大学声像档案管理实施细则模版 .docx

大学声像档案管理实施细则 声像档案是指我校在教学、科研、党政管理和其他重大活动中直接形成的具有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体，并辅以文字说明的历史记录。 第一条 声像档案归档范围及保管期限 （一）声像档案归档范围 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片，如领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料。 2、本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料。 3、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象的声像材料。 4、记录本校重点工程及其它具有保存价值的声像材料。 （二）声像档案保管期限 声像档案按其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划分为永久、长期、短期三种保管期限，保管期限由归档人员负责确定。 第二条 声像档案归档时间 对具有归档价值的声像材料，宣传部或承办单位应及时整理，归档时间为次年6月底以前。 第三条 声像档案归档整理要求 （一）将声像材料按照“年度—事件（主题）”分类，反映同一事件、同一主题的组成一卷（即一个文件夹）。 （二）挑选：对同一事件、同一主题的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 （三）编号：对同一事件、同一主题的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号，纸质照片、底片分别编流水号，照片号和底片号要保持一一对应。 （四）编写文字说明：声像材料要有文字说明，并写清拍摄（录音）时间、地点、人物、内容、文字说明、拍摄者（简称6要素）。文字说明要求文字简洁、语言通顺，能够概括反映声像材料的全部信息。 第四条 声像档案归档移交手续 （一）归档人员向档案馆移交的各种介质声像材料，交接双方应当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。 （二）归档单位提交的电子声像材料，档案馆管理人员应检查声像材料信息。 （三）检查无误后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。